Kommer du ihåg “Tide Pod Challenge”? Den där hemska tiden i början av 2018 när tonåringar filmade sig själva när de fick i sig tvättmedel?
Även om det var en rolig (om än farlig) start på det nya året, var denna lilla skymning en PR-katastrof för det aktuella tvättmedelsmärket Tide, vars kriskommunikationsteam var tvungna att ta reda på hur de skulle svara på tonåringar. Amerikaner som svalt sina giftiga produkter. produkt. Tides moderbolag, Procter & Gamble, var snabba i sitt svar, mycket tack vare sin kommunikationsplan.
Kommunikationsplaner kan hjälpa dig att klargöra syftet med en produktlansering eller ett nytt initiativ och officiellt bestämma de budskap du vill förmedla till din målgrupp.
Dessutom kan en kommunikationsplan hjälpa ditt företag under en kristid om ett tidigare marknadsföringsbudskap eller affärsbeslut skadat ditt rykte hos interna intressenter eller kunder.
Om företag inte har en kommunikationsplan kommer de inte att vara förberedda när en katastrof inträffar. Det är osannolikt att ditt företag kommer att hitta tonåringar som äter din produkt för Internetberömmelse, men det är inte så osannolikt att du aldrig kommer att behöva en procedur för att hantera svåra situationer effektivt.
Nu när vi har granskat hur en kommunikationsplan kan vara användbar, låt oss lära oss hur man skriver en som är effektiv.
Ladda ner dessa mallar gratis
Behöver du en gratis, lättanvänd mall för kommunikationsplan? HubSpot har 12. Kolla in denna verktygslåda för allt du behöver för att skapa din egen.
Detta är en del av en mall som erbjuds i verktygslådan. För just den här mallen är organisationen indelad i faser, en beskrivning av den fasen och vem som måste genomföra den åtgärden.
Kommunikationsplaner kan vara komplicerade, men att skriva en effektiv kommer att visa dess livslängd.
Den här kommunikationschecklistan nedan, från Prezly, ger en bra översikt över detaljerna i en krisplan från början till slut. Den kan användas som en effektiv vägledning när du skriver en krishanteringsstrategi.
Bildkälla: Prezly
1. Genomför en revision av ditt nuvarande kommunikationsmaterial.
Innan du sätter dig ner för att genomföra din plan måste du först bestämma dig för var den passar in i ditt företag. Därför är det viktigt att du genomför en ”state of the union” eller revision av det aktuella kommunikationsklimatet inom ditt företag. Detta kan hjälpa dig att identifiera problemområden.
Låt oss till exempel säga att du behöver skapa en kommunikationsplan för en ny produktlansering. För att skapa din plan måste du först genomföra en revision för att identifiera luckor i din nuvarande marknadsföringsstrategi.
Efter att ha genomfört granskningen kan du upptäcka att det finns en stor lucka i ditt marknadsföringsmaterial där du sällan diskuterar ett ämne som stämmer väl överens med din nya produkt. Du bör se till att det här ämnet ingår i din kommunikationsplan.
För att genomföra en revision måste du noggrant samla in och tolka data om prestandan för din nuvarande marknadsplan och bygga en väg framåt baserat på dessa resultat. Dessutom kan du överväga att vara värd för fokusgrupper eller skicka enkäter till din publik för att hitta luckor i ditt nuvarande kommunikationsmaterial.
Naturligtvis vill du ha syfte ha din kommunikationsplan i åtanke när du genomför en revision. I exemplet ovan spelar det bara roll att inse att du saknar material om ett visst ämne om ditt mål är att generera leads och konverteringar till en produkt som är i linje med det ämnet.
Om du till exempel lanserar ett nytt e-postmarknadsföringsverktyg och märker att du saknar innehåll i Google Ads kanske detta inte är relevant information för din kommunikationsplan. Men om du saknar innehåll om bästa praxis för e-postmarknadsföring är det viktig information som du kan använda för att skräddarsy din kommunikationsplan på rätt sätt.
2. Sätt SMART-mål för din kommunikationsplan baserat på resultatet av din revision.
Efter din granskning vill du sätta några mål baserat på resultatdata. Vad vill du uppnå med denna plan?
När du är osäker, kom ihåg att dina mål bör vara SMARTA: specifika, mätbara, uppnåbara, relevanta och tidsbaserade.
Till exempel, om en liten byrå skriver en kommunikationsplan för sin kund, kan den skriva ett mål på följande sätt: “Vi planerar att öka antalet jobbansökningar för vår kund med 25 % under loppet av ett kvartal.”
Alternativt kanske ditt HR-team behöver utarbeta en kommunikationsplan för att presentera utformningen av en ny tillväxtmatris för enskilda bidragsgivare som inte vill bli chefer.
Om så är fallet kommer ditt HR-team att behöva identifiera de specifika mål de hoppas uppnå som ett resultat av din plan, även om resultaten är mindre kvantifierbara; Ditt mål kan till exempel vara att “öka andelen kvarhållande av anställda med ytterligare 10 % nästa år” eller till och med “öka medarbetarnas tillfredsställelse, vilket indikeras av dina kommande NPS-resultat.” De kommer att behöva presentera dessa mål för intressenter för att få ledarskap ombord.
Ladda ner din gratis SMART Goal-mall
3. Identifiera publiken du planerar att leverera din kommunikationsplan till.
Bra kommunikation börjar med att känna till och förstå din samtalspartner. I det här fallet, om en kriskommunikationsplan är till för intressenter, vilken/vilka skriver du för? Exempel på intressenter är anställda, investerare, kunder, lokala myndigheter eller media.
Om du skriver för media är ett pressmeddelande som beskriver dina mål en bra idé för den publiken. Det bör finnas en process för vem som ska tala till media, en sammanfattning av vad de kommer att säga och en handlingsplan på plats för att gå vidare.
Alternativt, om din målgrupp är dina anställda, kanske du vill skapa ett uppdaterat internt dokument som anställda kan hänvisa till, samt kontaktuppgifter till den interna DRI om de har uppföljningsfrågor.
4. Beskriv och skriv din plan, med dina publik i åtanke.
När du är redo att beskriva och skriva ut din plan är det förmodligen enklast om du börjar med en tabell eller ett diagram för att identifiera de budskap du behöver marknadsföra, vem du riktar dessa meddelanden till och på vilken eller vilka kanaler.
När du har skapat en allmän översikt, så här vill du strukturera din kommunikationsplan (kopiera gärna dessa avsnitt till en innehållsförteckning för din egen plan):
- Syfte (vad syftar denna kommunikationsplan till)
- Eskaleringsramverk (inklusive ‘första försvarslinjen’ och ‘team med större respons’)
- Varje anställds roller och ansvar
- Regler
- Hur man upprätthåller en effektiv insatsplan
(Om du behöver hjälp med att skriva en kommunikationsplan, ladda ner våra kostnadsfria, färdiga att använda kommunikationsplanmallar.)
När du skriver din kommunikationsplan, arbeta med grupper eller representanter för dina intressenter för att förbättra noggrannheten. Strategier måste lösa mål eller potentiella risker.
Om du till exempel arbetar för en byrå som syftar till att marknadsföra en kunds produkt, kan en risk vara att spendera pengar på betalda annonser utan garanterad avkastning på investeringen. För att lösa den risken måste byrån specificera olika steg för att säkerställa att annonserna är effektiva innan de offentliggörs.
5. Bestäm vilka kanaler du behöver för att skicka dina meddelanden på.
Vilka kanaler du väljer att kommunicera med din publik beror på ditt budskap och vem du vill förmedla det budskapet till. Om du till exempel skapar en kommunikationsplan för interna anställda kan du skicka din kommunikationsplan i ett företagsomfattande e-postmeddelande eller använda personliga teammöten för att leverera ditt meddelande.
Alternativt, om du kommunicerar med kunder, kan du bestämma att det är bäst att kommunicera via ett nyhetsbrev via e-post eller via ett pressmeddelande.
Vilka kanaler du väljer kommer naturligtvis att bero på dina mål, men det är viktigt att när du skriver din kommunikationsplan tar du hänsyn till dina distributionsmetoder.
6. Bestäm vilka gruppmedlemmar som är ansvariga för att leverera meddelandet.
När du har bestämt din publik och på vilka kanaler du kommer att leverera din kommunikationsplan, ta reda på DRI för att leverera budskapet.
Till exempel, om ditt HR-team lägger fram en ny tillväxtmatris för ledarskap, kan du be din HR-direktör att presentera öppningspitchen vid det första mötet. När ledarskapet är på plats kan du be varje HR-representant att genomföra en utbildning för varje internt team för att säkerställa att varje anställd förstår vad som förändras internt och varför.
7. Beräkna ett schema över hur lång tid varje steg ska ta.
Du bör ha en grov uppskattning av hur lång tid varje steg kommer att ta för att genomföra din strategi. Till exempel, om din plan behöver gå från överordnade till anställda, är det bra att tänka på hur lång tid det kommer att ta att gå upp i kommandokedjan. Det är också smart att ana hur länge en mediecykel kommer att pågå.
Till exempel, för en liten del av en reklamkampanj, kan reklambyrån uppskatta att cykeln för att hantera problemet kommer att ta en månad, inklusive ett möte med kunden, intressenter och anställda för att diskutera nästa steg.
8. Mät resultaten av din plan efter att ha presenterat den för intressenter och bestäm framgångar och förbättringsområden.
Det finns alltid utrymme för förbättringar. Mät resultaten av planen efter att ha presenterat den för intressenter och avgör vad som fungerade bra och områden för förbättringar nästa gång.
Till exempel kanske reklambyrån inte har nått sitt mål att öka potentiella förfrågningar med 25 % på ett kvartal. De kan omarbeta sina mål för att ge sig själva mer tid eller ändra sitt kvartalsfokus för att passa dessa mål.
Alternativt, om du märker att ett visst språk i din kommunikationsplan framkallar en nivå av stress eller rädsla hos interna intressenter, fundera över hur du kan omformulera nästa gång för att säkerställa att din kommunikationsplan känns användbar, fördelaktig och positiv.
Vissa aspekter av att skapa en kommunikationsplan kan vara en “välj ditt eget äventyr”-resa. Nyckeln är att välja de aspekter som bäst speglar ditt företags behov vid tillfällen då effektiv kommunikation är nyckeln. Vad behöver intressenter veta och hur man bäst kommunicerar det?
Exempel på kommunikationsplaner
En grundläggande kommunikationsplan bör innehålla en analys av de intressenter du skulle svara på och procedurer för vad som ska inkluderas i dessa samtal. Det kan också innehålla en översikt över din verksamhet, potentiella kommunikationsutmaningar och riskhanteringsstrategi.
Bright Hub Project Management har ett exempel som inkluderar hur du lägger in denna information, och mer, i din kommunikationsplan som projektledare.
Det här exemplet är bra eftersom det beskriver hur kommunikationschefer skriver krisplaner och inser att ibland den upptagna marknadsföraren eller projektledaren också gör det.
Källa: BrightHub
National School Public Relations Association har en gratisversion av ett exempel på kommunikationsplan i PDF-format. Det är ett bra exempel på hur man formaterar en krisstrategi och hur man anpassar din budget till planen:
Slutligen, här är ett exempel på ett faktureringsuppdateringsprojekt från Simplicable. Som du kan se innehåller kommunikationsplanen nödvändiga avsnitt inklusive publik, mål, format och DRI:
Källa: Simplicable
Slutligen, här är några ytterligare tips att tänka på för att hjälpa din plan att lysa: När du beskriver rutiner för att hantera kriser, ta med vem situationen involverar. Detta gör det möjligt för intressenter att visualisera beslutsprocesserna.
Dessutom, om du är en del av ett större företag med en lång lista av intressenter, är det okej att bryta ner målgrupper för din plan.
Till exempel kanske din målgrupp är mer än bara “konsumenter”. Bryt ner intressentgrupper för enklare förståelse och mer distinkta lösningar.
I slutändan bör din kommunikationsplan tydligt och kortfattat ge den nödvändiga informationen till alla inblandade i affärsbeslut, produktlansering eller PR-kriser. Använd strategin som nämns ovan, såväl som våra mallar för kommunikationsplaner, för att säkerställa att din är så effektiv som möjligt.
