Sedan den senaste tidens ökning av distansarbete har Microsoft Teams blivit ett alternativ för många organisationer. En av de främsta fördelarna du kommer att njuta av i Teams är att sätta upp möten.
Om du inte vet hur man skapar ett möte i Microsoft Teams, oroa dig inte. Lyckligtvis är det inte en komplicerad process och gör att du kan samarbeta med teammedlemmar på nolltid. När du är redo att ställa in ett möte i Teams kommer den här artikeln att leda dig genom stegen.
Hur man schemalägger ett framtida möte i Teams från ett skrivbord
För att schemalägga ett möte för framtiden behöver du den betalda versionen av Microsoft Teams. Att sätta upp ett kommande möte är fördelaktigt så att alla inblandade kan förbereda sig. Du kan också kontrollera allas kalender för att synkronisera tider och se till att deltagare är tillgängliga vid mötestiden.
Det finns tre sätt att schemalägga ett möte på ett skrivbord: från chatt, genom knappen “Nytt möte” i kalendern eller genom att välja ett kalenderintervall.
Schemalägg ett skrivbordsmöte från chatten
Om du vill schemalägga ett möte mellan chattgruppmedlemmar kan du göra det direkt från chattråden.
- Under den nya meddelanderutan väljer du alternativet för att schemalägga ett möte med chattgruppens medlemmar.
- Fyll i mötesinformationen och bekräfta.
Observera att du startar ett nytt möte och kommer inte att behålla information i den aktuella chatten. Om du vill att mötesinformation ska fyllas i i gruppen kan du överväga att söka i Microsoft Teams-kanaler.
I motsats till vad det kan tyckas kan du bara schemalägga ett möte från en vanlig chatt, inte från en möteschatt.
Ett Teams-möte kan vara värd för 1 000 gäster som har behörighet att interagera och chatta i mötet. Men när mötet når 1 000 deltagare kommer alla andra som går med i skrivskyddat läge, upp till 10 000 tittare.
Schemalägg ett möte på en dator med knappen “Nytt möte”.
Det andra alternativet för att skapa ett möte är genom knappen “Nytt möte” i kalendern. Microsoft Teams har en funktion som synkroniserar kalendrar mellan flera anställda. När du schemalägger ett möte med kalendern kan du se tillgängligheten för andra personer i din organisation. Du kan också välja vilka medlemmar som krävs och vilka som är valfria.
- Öppna kalendern i Microsoft Teams och klicka på “Nytt möte”.
- Lägg till gäster från din organisation eller externt med länken som tillhandahålls.
- Välj den fysiska platsen för mötet eller ange att det kommer att vara online.
- Du kan lägga till en valfri agenda.
- Avsluta med de ytterligare alternativen och välj “Klar”.
Schemalägg ett möte på en dator över ett kalenderintervall
Det sista alternativet för att ställa in ett möte är att välja ett intervall i kalendern. Detta öppnar en popup-ruta för att fylla i mötesinformationen.
- Välj ett tidsintervall från kalendern.
- Bekräfta uppgifterna om datum och tid i popup-rutan. Du kan redigera dem om du vill välja ett annat intervall.
- Klicka på “Spara” för att skicka möteskallelsen till alla.
Hur man schemalägger ett Future Teams-möte från en mobil enhet
Det finns för närvarande ett sätt att schemalägga ett framtida Teams-möte på en mobil enhet. Precis som på skrivbordet är detta endast tillgängligt via det betalda Teams-alternativet.
- På kalendersidan i appen trycker du på “Schemalägg ett möte.” Ikonen ser ut som en liten kalender med ett plustecken.
- I formuläret som visas anger du namnet på mötet. Här kan du lägga till deltagare och ange datum och tid.
- Lägg till ytterligare alternativ och detaljer, till exempel ett schema för återkommande möten eller en beskrivning av vad du vill åstadkomma på mötet.
- Tryck på “Klar” när allt ser ut i sin ordning.
Hur man startar ett omedelbart möte
Du kan fortfarande schemalägga ett möte om du inte har tillgång till den betalda versionen av Microsoft Teams. Begränsningen för gratisversionen av Teams är att du inte kan schemalägga ett möte för framtiden. Du kan bara schemalägga ett möte så att det börjar omedelbart. Följ stegen nedan för att göra det.
Schemalägga ett omedelbart möte på en dator:
Följ stegen nedan för att skapa ett direktmöte från en dator.
- Navigera till kalendern och klicka på knappen “Träffa nu”.
- Namnge din session och aktivera eller inaktivera ljud- och videoalternativ.
- Klicka på “Gå med nu” för att starta mötet.
- När mötet startar kan du bjuda in andra personer att gå med dig.
Schemalägga ett omedelbart möte på en mobil enhet:
“Möt nu” är ännu inte tillgängligt för mobila enheter, så att starta ett möte är lite annorlunda än din Apple- eller Android-enhet.
- Öppna startsidan och välj “Möt”.
- Tryck på “Möt nu.”
- Välj “Starta ett möte”.
Hur man bjuder in någon utanför min organisation
Även om de ytterligare funktionerna i Teams är fördelaktiga inom en organisation, är det möjligt att bjuda in någon utanför organisationen, även om de inte har Microsoft Teams.
- I området “Lägg till deltagare” i dina mötesinställningar kan du ange en fullständig e-postadress för alla utanför din organisation.
- När du har slutfört konfigureringen av ett möte kommer en associerad hyperlänk att tillhandahållas för det mötet. Du kan mejla eller sms:a den här länken till vem som helst så att de kan delta.
Du kan använda vilken metod som helst för att bjuda in någon som inte har Microsoft Teams. De kommer att ges möjlighet att använda ett ohanterat “gäst”-konto för mötet. Observera att inom Teams kan din administratör ställa in behörigheter för “inbjudna” mötesdeltagare för att begränsa deras förmåga att interagera med mötet.
Kanaler
Teams inkluderar “kanaler”, som gör det möjligt för mötesdeltagare att samarbeta i associerade arbetsuppgifter som ett team. När du ställer upp ett möte kan du lägga till det i en kanal om du vill att ett korrelationsutrymme för arbete ska flöda till en grupp från ett möte. När du har en kanal kan du lägga till en kalender, så att du kan schemalägga framtida möten inifrån.
Använda möten i Microsoft Teams
Teams är ett kraftfullt verktyg och hjälper organisationsmöten att löpa smidigt. Med kalender- och tillgänglighetsfunktioner behöver du aldrig igen undra vilken mötestid som fungerar för teammedlemmar. Med så många alternativ kan du ställa in möten från vilken enhet som helst som involverar vilken grupp människor som helst. Oavsett om du organiserar ett snabbt sista-minuten-möte eller planerar ett komplext arrangemang av upptagna människor, kan Teams säkerställa att du lyckas föra människor samman.
Har du ställt upp teammöten med Microsoft Teams? Berätta för oss i kommentarerna nedan.
