Så du har e-post, säger du? Massor? Mer än du kan hantera utan att förlora de få metaforiska kulorna som fortfarande skvalpar runt i din fuktiga gamla hjärna?
Jag hör dig. Jag tror faktiskt att vi kan relatera (även de av oss vars hjärnor är, eh, lite mindre genomblöta). Och jag är här för att berätta: det behöver inte vara så svårt.
Gmail har en mängd olika inbyggda verktyg för att göra dina meddelanden mer hanterbara. Vissa av dem är lite annorlunda än vad du kanske är van vid att använda i mer traditionella e-postklienter (här är du, Outlook), men om du tar dig tid att ta reda på hur de fungerar kan du bli förvånad. hur effektiva de kan vara.
Det finns inget bättre exempel än Gmails etikettsystem. Det är ett konstigt koncept att förstå till en början, särskilt om du är van vid den mer typiska mappbaserade metoden för inkorgsorganisation, men här är en liten hemlighet: etiketter är faktiskt mappar, på sätt och vis. Det är dock bara en liten del av dess inkorgsorganiseringskraft.
Överväg dessa nio etikettcentrerade möjligheter och gör dig redo att se Gmail-etiketter i ett helt nytt ljus.
1. Använd Gmail-etiketter som supermappar för att kategorisera din e-post
Först, det mest grundläggande Gmail-etiketttänket du behöver bemästra: Du kan tänka på en etikett som en mapp, men med en viktig twist: Istället för att sätta ett meddelande i en etikett, placeras det i .
Den till synes subtila skillnaden är faktiskt ganska betydande. Vad detta betyder är att ett meddelande inte behöver vara associerat med en enda tagg, som ofta är fallet med mappar; snarare kan du applicera så många taggar du vill på vilket meddelande som helst, och var och en av dem fungerar som en etikett – du kan till och med säga en etikett! – som sitter ovanför e-postmeddelandet tillsammans med alla andra etiketter du har använt.
Så om du till exempel övervakar ditt företags webbplatsstatistik kan du märka alla inkommande e-postmeddelanden från Google Analytics som “Webbrapporter”. Men kanske har du också en egen webbplats som du får Analytics-uppdateringar för. Du kan också tagga dina personliga webbplatsrapporter som “Webbrapporter” och sedan lägga till en andra “Arbete” eller “Personligt”-tagg till varje meddelande för att skapa en skillnad mellan de två typerna.
På Gmails skrivbordswebbplats är det enklaste sättet att skapa en etikett att klicka på etikettikonen i verktygsfältet högst upp på skärmen när du tittar på ett meddelande eller när du har valt något från en meddelandelista och sedan börja skriva vilket namn du än vill använda för etiketten. När du är klar trycker du bara på Retur så skapar Gmail etiketten åt dig och applicerar den på meddelandet.
Nästa gång du klickar på etikettkommandot ser du din nyskapade etikett som ett alternativ.
Du kan också utföra samma åtgärd med kortkommandot l medan ett e-postmeddelande är öppet eller valt, så länge du har aktiverat Gmails kortkommandosystem.
På mobilfronten kan du skapa en ny etikett i Gmail iOS-appen genom att trycka på menyikonen med tre rader i det övre vänstra hörnet av skärmen och sedan leta efter alternativet “Skapa ny” efter listan över befintliga etiketter. Under tiden kan du använda en befintlig etikett på ett meddelande genom att söka efter alternativet “Etikett” i huvudmenyn med tre punkter varje gång du öppnar eller väljer ett e-postmeddelande.
Gmail Android-appen saknar konstigt nog möjligheten att skapa en ny etikett, men du kan använda en befintlig etikett på ett meddelande genom att söka efter alternativet “Lägg till etikett” i huvudmenyn med tre punkter varje gång du öppnar eller väljer ett e-postmeddelande. , och om du verkligen behöver lägga till eller redigera taggar i farten, kallas en gratis app från tredje part elektroniska etiketter Det kommer att fylla det tomrummet och ge dig den kraften.
2. Spara dig själv ett steg och en etikett medan du arkiverar
Här är ett användbart kommando att komma ihåg: Om du vill lägga till en etikett till ett meddelande och samtidigt slänga meddelandet från din inkorg, använd Gmails “Flytta till”-alternativ.
På skrivbordswebbplatsen är det ikonen som visar en pil inuti en mapp, direkt till vänster om den vanliga etikettikonen. På både Android och iOS kan du hitta samma kommando inuti menyikonen med tre punkter medan valfri e-post är öppen eller markerad. (Det kallas “Flytta till” på Android men förkortas till “Flytta” på iOS, av någon anledning.) Du kommer att se en lista med alternativ som inkluderar dina etiketter; Välj helt enkelt den etikett du vill tilldela meddelandet.
Oavsett vilken plattform du använder kommer den att ta hand om alla steg åt dig på en gång. Och om du är ett fan av sådana här genvägar, förresten, har jag en hel historia tillägnad tidsbesparande Gmail-tips som dessa.
3. Använd etiketter när du skriver ett e-postmeddelande
Gmail-etiketter är inte bara för meddelanden. Du kan också proaktivt tillämpa dem på ett meddelande du skriver och sedan veta att det e-postmeddelandet och alla svar som är kopplade till det kommer att förbli korrekt organiserade och närvarande på alla rätt ställen.
På Gmails skrivbordswebbplats behöver du bara trycka på menyikonen med tre punkter i tjänstens skrivfönster och leta efter alternativet “Etikett” i listan som visas; Skapa sedan en ny tagg där eller välj en befintlig tagg för att tillämpa den.
Tyvärr finns inte alternativet att lägga till etiketter mitt i skrivningen i Gmails mobilappar, men du kan uppnå detsamma indirekt genom att gå till dina skickade meddelanden (från appens tre-radiga huvudmeny) och sedan välja eller öppna ett e-postmeddelande till lägg till en etikett direkt efter att du har skickat den.
4. Ordna dina tagglistor
Okej, du har taggat dina meddelanden, vad nu? För det första kan du alltid bläddra igenom dina taggar för att hitta något du behöver. Gmail håller sin lista över etiketter (i alfabetisk ordning) i sitt vänstra sidofält, på skrivbordets webbplats. Du kan komprimera eller expandera sidofältet genom att trycka på menyikonen med tre rader i det övre vänstra hörnet av skärmen, och du kan klicka på valfri tagg i listan för att se alla meddelanden som är kopplade till den.
Men som standard är den listan förmodligen en ganska oregerlig röra. Så låt oss organisera det:
- Först, om du ser en rad i tagglistan som säger “Mer” med en nedåtpil bredvid, klicka på den för att expandera hela listan med befintliga taggar.
- Klicka nu på menyikonen med tre punkter bredvid var och en av dina etiketter. (Ikonen med tre punkter visas bara när du för musen över en etikett.) Tilldela en färg till varje etikett, om så önskas; som kommer att göra den mer visuellt distinkt och ge den mer eller mindre betoning (beroende på vilken färg du väljer) när den dyker upp i din inkorg.
- I samma meny med tre punkter, titta på avsnittet “I Tag List” och fundera på om du vill att taggen alltid ska visas i din tagglista, förbli permanent dold under den “Mer”-avdelaren eller bara visas på listan. när det finns olästa meddelanden i den. Ju mindre onödigt skräp du har synligt, desto lättare blir det att hitta de taggar du faktiskt använder ofta.
- Titta sedan på avsnittet “I meddelandelista” och fundera på om du vill att etiketten ska visas som ett alternativ när du lägger till en etikett i ett meddelande. Om det inte är en etikett du någonsin aktivt använder för meddelanden, kan du överväga att dölja den för att minska röran och öka din effektivitet inom det området.
På Android eller iOS kan du hitta dina etiketter och navigera genom någon av dem genom att titta inuti Gmail-appens treradiga huvudmeny. På Android, ovannämnda elektronisk etikettansökan Det kan också låta dig göra mer avancerade etikettredigeringar från din telefon eller surfplatta, men i allmänhet hanteras dessa typer av inställningar lättare från Gmails skrivbordswebbplats.
5. Kombinera relaterade taggar i grupper
När vi organiserar dina taggar, ägna en stund åt att reflektera över om någon av dina taggar skulle vara mer meningsfull inom en bredare kategori. Kanske, till exempel, skulle du ha en tagg som heter “Utgiftsrapporter” och sedan undertaggar i den för “Personligt”, “Frilansare” och “Resor”.
Det här är en inställning du definitivt kommer att vilja göra på Gmails skrivbordswebbplats, där det fullständiga urvalet av etikettanpassningskommandon är tillgängliga. Du kan hitta alternativet att skapa en undertagg genom att klicka på menyikonen med tre punkter bredvid valfritt taggnamn på webbplatsen och sedan välja “Lägg till undertagg” från listan som visas.
Notera bara: Något förvirrande behandlas undertaggar och överordnade taggar som separata men relaterade enheter, så om du skulle lägga till ett meddelande till “Personligt” i vårt exempel ovan, skulle din tagg visas som “Utgiftsrapporter/personal”. Meddelandet visas dock inte när du klickar på “Utgiftsrapporter” i listan med etiketter till vänster på skärmen; skulle endast visas när du klickade på “Personligt” i samma avsnitt. Om du vill att det ska visas i resultaten för både den överordnade taggen och undertaggen, måste du lägga till båda i meddelandet.
6. Använd taggar för smartare sökningar
Gmail-etiketter är inte bara för att surfa; Du kan också använda dem som variabler för att begränsa en sökning och göra det snabbare att hitta det meddelande du behöver. För att inkludera en tagg som en variabel i en sökning klickar du eller trycker på Gmail-sökrutan högst upp på webbplatsen eller mobilappen, skriver tag: arbete (med ditt skivbolags namn istället för “arbete”, så klart), och skriv sedan in andra termer eller variabler du vill ha.
Om du till exempel försökte hitta en utgiftsrapport relaterad till Tim Cooks resa till Chicago, kan du skriva tag:resa från:[email protected] chicago i sökrutan. Att inkludera taggen skulle avsevärt begränsa din sökning (hoppa över Tim Cook-inlägg som kan ha nämnt Chicago i något annat sammanhang) och göra det möjligt för dig att komma till det du behöver mer effektivt.
Du kan till och med begränsa din sökning ytterligare och leta efter meddelanden som innehåller specifika taggar, som t.ex tag:resetag:arbetesom visar dig en lista över alla meddelanden som har dessa taggar på plats.
Och på mobilfronten kan du göra ditt liv ännu enklare genom att trycka på rullgardinsmenyn “Taggar” i appens sökområde. Det gör att du helt enkelt kan välja från en lista över tillgängliga alternativ och spara dig besväret med att skriva vad som helst manuellt.
Gmail behandlar också många av sina egna inbyggda meddelandebeteckningar som etiketter, så förutom att söka efter dina egna anpassade etiketter kan du söka efter (och i vissa fall även hitta i mobilappens rullgardinsmeny) saker som:
- tag: inkorg
- tag: oläst
- tag:kampanjer
- Social Tag
- tag: huvudroll
- tag: avstängd
Utöver det skulle du aldrig veta det, men Google stöder också en dolda serie av avancerade Gmail-etiketter för att automatiskt identifiera e-postmeddelanden relaterade till områden som resor, shopping och ekonomi.
Och slutligen, alla senaste sökningar du har gjort kommer att visas som förslag varje gång du trycker eller klickar på sökrutan, vilket gör det särskilt bekvämt för att återbesöka skanningar relaterade till ofta använda taggar i framtiden.
7. Låt Gmail använda etiketter åt dig
Det är här saker och ting verkligen börjar bli intressanta: förutom att manuellt applicera etiketter på meddelanden som du vill, kan du träna Gmail att kategorisera och bearbeta meddelanden automatiskt.
Det första steget är att fundera på vilka faktorer som skulle få ett inkommande meddelande att passa en viss etikett, oavsett om det är avsändarens e-postadress eller domännamn, ett specifikt ord eller en fras i ämnesraden, eller kanske till och med adressen som meddelandet skickades till. . skickas.
I min egen inkorg, till exempel, använder Gmail en röd “VIP”-etikett på e-postmeddelanden som kommer från redaktörer eller andra kontakter vars meddelanden tenderar att vara aktuella och viktiga. Och den applicerar en grön “fakturor”-etikett på meddelanden som kommer från [email protected] och med vissa ämnesrader som min bokföringsprogram använder för kopior av nya fakturor.
I vissa fall, som med “VIP”-taggen, ligger meddelandena kvar i min huvudsakliga inkorg. Men i andra, slutar de med att flytta till platser som kräver mindre uppmärksamhet, som kopior av fakturor, som hoppar över min inkorg helt (eftersom jag sparar dem främst som register och inte behöver bry mig om att ta itu med dem varje gång jag går vidare).
När du väl har bestämt dig för vilka faktorer som ska tillämpas på vilken etikett och vad mer som ska hända när etiketten har applicerats, är ett Gmail-filter nyckeln till att få magin att hända. Jag beskrev de exakta stegen för att ställa in en i min separata Gmail-filterguide. Ge järnet!
8. Låt dina taggar begränsa dina aviseringar
Sist men inte minst, istället för att få distraherande varningar för varje nytt meddelande som kommer till din inkorg, eller gå till den motsatta ytterligheten och inte få e-postmeddelanden alls, använd dina Gmail-etiketter som ett sätt att styra vilka meddelanden som varnar dig.
Du kan välja vilken tagg som helst som verkar anmälningsvärd och sedan begränsa dina aviseringar till endast meddelanden med den taggen bifogad. Du kan till och med ställa in taggbaserade aviseringar så att de fungerar på ditt skrivbord på din mobila enhet. (Så länge du använder Android, det vill säga. Tyvärr, iPhone-vänner, men Apples trädgård låter inte denna nivå av anpassning flyga.)
Det är precis vad jag gör med min tidigare nämnda “VIP”-tagg, faktiskt. Och det är faktiskt ganska enkelt att ställa in. Jag satte ihop en steg för steg guide här.
Och med det, min inkorgsboende kamrat, är din etikettutbildning klar. Varsågod: märk dig själv organiserad. Du har förtjänat det.
