Ingen gillar att hantera e-post, särskilt när det är dags för semester. Om du ska åka iväg, eller bara tar en vistelse, kan du använda ett automatiskt frånvarosvar (eller semestersvar) för att låta folk veta att du inte kommer att läsa eller svara på e-postmeddelanden under den tiden.
Idag tar vi upp hur man ställer in ett frånvarosvar i fem av de mer populära e-postklienterna och webbtjänsterna.
Apple Mail
I Apple Mail finns det ingen dedikerad inställning för ett frånvarosvar. Istället måste du ställa in en regel. Lyckligtvis är detta väldigt enkelt att göra.
Gå till Mail > Inställningar och klicka Regler på verktygsfältet. Klicka sedan Lägg till regel.
Ange a Beskrivning för din nya regel. Detta kommer att visas i listan med regler.
För Om något av följande villkor är uppfyllt rullgardinsmenyn, lämna standardalternativet några vald. Under den första rullgardinsmenyn väljer du konto. Välj sedan det e-postkonto du vill använda från den andra rullgardinsmenyn.
Sedan måste du ange vilka åtgärder som kommer att hända när ett e-postmeddelande kommer till det valda kontot. Under Utför följande åtgärder, Välj Svara på meddelande i rullgardinsmenyn och klicka sedan Svara meddelandetext.
Skriv ditt frånvarosvarsmeddelande i rutan på Svarsmeddelande dialog ruta. Detta meddelande kommer att skickas ut som ett automatiskt svar på inkommande e-postmeddelanden
Klick OK på Svarsmeddelande dialogrutan och igen på Regler dialog ruta.
En dialogruta visas som frågar om du vill köra den nya regeln på befintliga meddelanden i din postlåda. Klicka på Ansök inte knapp. Om du klickar på Tillämpa knappen kommer det automatiska svaret att skickas för alla befintliga meddelanden i din inkorg. Se till att du klickar på Ansök inte knapp.
Viktig: Seriöst, skruva inte ihop och slå på Tillämpa knapp. Se till att du väljer Ansök inte!
Regeln är aktiv som standard när du väl har skapat den, och alla e-postmeddelanden som tas emot på det valda kontot kommer automatiskt att få det svar du ställt in.
För att göra regeln inaktiv när du kommer tillbaka, avmarkera rutan bredvid regelns namn. Nästa gång du åker iväg kan du helt enkelt kontrollera det igen (eller trycka Redigera för att ändra meddelandet) och det kommer in igen.
iCloud Mail
Att ställa in ett frånvarosvar för ditt iCloud-e-postkonto är enkelt med en inställning i inställningarna.
Logga in på ditt iCloud-konto och klicka Post på huvudskärmen. Klicka sedan på kugghjulsikonen i det nedre vänstra hörnet av skärmen och välj Inställningar på popup-menyn.
På Semester fliken kontrollera Svara automatiskt på meddelanden när de tas emot låda.
Du kan ställa in ett valfritt datumintervall som automatiskt startar och stoppar frånvarosvar. Klicka på Start datum och välj ett datum från popup-kalendern. Gör samma sak för Slutdatum, om så önskas.
Ange ditt frånvarosvarsmeddelande i rutan och klicka Gjort.
Ditt frånvarosvar skickas endast en gång till varje e-postadress. Alla som skickar flera meddelanden till dig när du är borta får ditt frånvarosvar först efter det första meddelandet.
Outlook för Mac
Frånvarosvar i Outlook för Mac är som Apple Mail. Det finns ingen inställning för dem, så du måste skapa en regel för att skicka automatiska svar.
Gå till Outlook > Inställningar och klicka Regler i E-post sektion. Välj vilken typ av konto du har i listan till vänster. Om du inte är säker på vilken typ av konto du har klickar du på Visa allt överst i dialogrutan.
Klicka sedan på plusknappen längst ned i dialogrutan för att lägga till en ny regel.
På Regler dialogrutan anger du ett namn för regeln i Regel namnrutan.
Till höger om När ett nytt meddelande kommer, acceptera standardvalet av Om alla villkor är uppfyllda i rullgardinsmenyn. Välj sedan konto i den första rullgardinsmenyn, Är i det andra och kontot du vill använda i det tredje.
Definiera nu vilken åtgärd som ska vidtas. Vi kommer bara att behöva en åtgärd, så klicka på minusikonen på andra raden under Gör följande. Välj på den återstående raden Svar från rullgardinsmenyn och klicka sedan Svarstext.
Ange ditt frånvarosvarsmeddelande i rutan och klicka OK.
Se till att Aktiverad rutan är markerad och klicka OK.
När du kommer tillbaka, se till att inaktivera regeln. Gå till Outlook > Inställningar och klicka Regler att öppna Regler dialog ruta. Avmarkera sedan rutan för regeln.
Outlook.com
Den webbaserade versionen av Outlook innehåller en funktion för att ställa in automatiska svar. Gå till Outlook.com och logga in. Klicka sedan på kugghjulsikonen i det övre högra hörnet av fönstret och välj Automatiska svar från rullgardinsmenyn.
På Automatiska svar utdragbar panel, klicka på Skicka automatiska svar alternativ för att aktivera funktionen.
För att få de automatiska svaren skickade endast under en viss period, klicka på Starttid och välj ett datum från popup-kalendern. Välj sedan en tid från rullgardinsmenyn. Gör samma sak för Sluttid.
När du skickar ut automatiska svar rekommenderar vi att du bara gör det för personer i din kontaktlista. Annars låter du alla veta att du inte är hemma, även spammare och säljare. För att vara säker, välj Skicka svar endast till personer i min kontaktlista alternativ.
Ange ditt frånvarosvar i rutan och formatera det som du vill.
Klicka sedan OK överst på panelen.
Om du inte angav a Starttid och Sluttidmåste du inaktivera de automatiska svaren manuellt.
Klicka på kugghjulsikonen och välj Automatiska svar om igen. Klicka på Skicka inte automatiska svar alternativet och klicka sedan på OK.
Gmail
Gmail har en semestersvarsfunktion i inställningarna som gör det enkelt att ställa in ett frånvarosvar.
Logga in på ditt Gmail-konto. Klicka sedan på kugghjulsikonen i det övre högra hörnet av fönstret och välj inställningar.
Scrolla ner till Semestersvarare avsnitt om Allmän fliken och klicka på Semestersvarare på alternativ.
Klicka på Första dagen och välj ett datum från popup-kalendern. De Sista dagen fältet är valfritt. Om du vet när du kommer tillbaka, kolla in Sista dagen klickar du på rutan till höger och väljer ett datum precis som du gjorde för Första dagen.
Ange a Ämne och du är borta från kontoret Meddelande, formatera det som du vill.
När du skickar ut automatiska svar rekommenderar vi att du bara gör det för personer i din kontaktlista. Annars låter du alla veta att du inte är hemma, även säljare och spammare. För att vara säker, välj Skicka bara ett svar till personer i mina kontakter alternativ.
Klicka på när du är klar Spara ändringar.
Om du inte angav a Sista dagenmåste du stänga av semestersvaret manuellt.
Gå tillbaka till inställningarna i ditt Gmail-konto och välj Semestersvarare avstängd alternativet i Semestersvarare avsnitt om Allmän flik.
Använd din kreativitet, men var professionell
Utanförvarande svar bör vara informativa och låta avsändaren veta när du kommer att vara otillgänglig och vem du ska kontakta i din frånvaro. Det betyder inte att det behöver vara tråkigt. Använd din kreativitet för att skapa ett underhållande, men professionellt svar från kontoret nästa gång du åker på semester.
Vad är några frånvarosvar du har använt? Tycker du att de ska vara roliga eller bara informativa? Låt oss veta dina tankar i kommentarerna.
Om författaren
Lori Kaufman (62 artiklar publicerade)
Lori Kaufman är en frilansande teknisk skribent som bor i Sacramento, CA-området. Hon är en gadget- och tekniknörd som älskar att skriva instruktionsartiklar om ett brett spektrum av ämnen. Lori älskar också att läsa mysterier, korsstygn, musikteater och Doctor Who. Ta kontakt med Lori på LinkedIn.
Mer från Lori Kaufman
Prenumerera på vårt nyhetsbrev
Gå med i vårt nyhetsbrev för tekniska tips, recensioner, free e-böcker och exklusiva erbjudanden!
Klicka här för att prenumerera
