I den här artikeln kommer vi att diskutera några sätt att spara pengar samtidigt som vi investerar i IT-projekt med rätt plan och beslut.
Affärsinformationsteknologi (IT) började med den ödmjuka telegrafen, åtminstone enligt vissa människor. Dess uppfinning i mitten av 1800-talet betydde något anmärkningsvärt för affärsmän och deras kunder. Förbi är de dagar då budbärare till häst gjorde tur och retur i veckor, eftersom telegrafen effektiviserade kommunikationen.
Snabbspola två århundraden framåt: ett företag som inte använder IT kommer på något sätt inte att överleva i denna högteknologiska era. De senaste decennierna har sett stora milstolpar inom företagsteknologi, från uppkomsten av Chief Information Officer (CIO) till blockchain. Alla är snabba att hoppa på tåget, speciellt när ny teknik släpps.
Att ta till sig IT-lösningar är dock inte utan risker, främst kostnader. Det är inte ovanligt att många entusiastiska entreprenörer driver ambitiösa IT-projekt, bara för att falla offer för saker som felkostnadsfel, förvandla projekt till pengagropar. Att genomföra sådana projekt behöver dock inte lämna några större bucklor i ett företags ekonomi. Här är några sätt att göra det.
Vet vart du ska gå
En resenär skulle inte åka till en avlägsen plats utan att veta vart han vill åka när han kommer dit. Det är därför det är viktigt att ha en karta, oavsett om den är tryckt eller i en mobilapp. På samma sätt, i affärssammanhang, skulle en ledare och hans team inte inleda ett projekt utan en tydligt definierad färdplan, även känd som strategisk riktning.
De flesta entreprenörer tänker på strategisk inriktning som uppdrag och visioner för sina företag, men de är bara en del av ekvationen. Den innehåller också information om företagskultur, värderingar, ideal, principer och, viktigast av allt, strategier för att uppnå eller försvara dem. Utan strategisk riktning är det lätt att tappa vad som är avgörande ur sikte.
Att ha strategisk inriktning är inte bara slumpmässig affärsrådgivning heller. I enlighet med kvalitetsledningsstandarderna (QMS) som är inskrivna i ISO 9001:2015-standarden är det viktigt att:
- Känna till det allmänna sammanhanget för ett företag eller en institution
- Se till att kvalitetsmålen är i linje med den strategiska inriktningen.
- Bekräfta att kvalitetspolicyer följer den strategiska riktningen
- Se till att granskningar är i linje med strategisk inriktning.
På inget annat område är ens behov viktigare än i IT-projektering. Med en uppsjö av IT-lösningar på marknaden idag bör företagare fokusera mer på att möta sina behov snarare än sina önskemål. Genom att göra det kan de spara pengar på lösningar de kanske knappt använder.
Ett bra exempel på effekterna av bristande strategisk riktning är överutgifter på molnet. Trots molnets löfte om att minska långsiktiga omkostnader, finner många företagare att de överskattar sina molnbehov. En studie från 2018 visade att företag har spenderat i genomsnitt 42 % mer än vanligt på molntjänster.
Välj mellan inhouse och outsourcing
När projektplanen är klar är nästa steg att bestämma om man ska bilda ett internt IT-team eller överlåta det till managed service providers (MSPs). Du kommer att bli förvånad över hur stor kostnadsskillnaden är mellan dessa två alternativ.
En jämförande studie som genomfördes 2017 analyserade siffrorna för en typisk restaurang med en total kapacitet på 50 enheter. På tre år skulle det interna alternativet ha spenderat mer än 500 000 USD, och kostnaden skulle ha minskat med 33 % mellan det första och andra året. Samtidigt var MSP-optionsutgifterna konsekventa, men den totala treårssumman var bara 24 % av dess motsvarighet.
Orsaken till detta ligger i lönekostnader. Att bygga ett internt IT-team innebär att anställa rätt personer och betala dem; I detta fall utgjorde lönerna 58 % av den totala kostnaden. Företagen behöver dock inte betala MSP:s tekniska team, eftersom de redan finns på MSP:s lönelista, endast yrkes- och serviceavgifter.
Som med andra MSP:er, Buchanan Technologies erbjuder hanterade IT-tjänster i Toronto och andra områden till billigare kostnader på grund av detta setup. Utöver det har de:
- Låt företaget ägna mycket av sin tid och sina resurser till sina kärnfunktioner.
- Tillhandahålla lösningar som är redo att användas så snart du är klar med installationen.
- Säkerställ 24/7/365 support, vilket kan vara svårt på arbetsplatser med hög omsättningshastighet
Företagsägare bör dock inte vara för snabba med att utesluta det interna alternativet. Till exempel betjänar MSP:er flera klienter samtidigt; De kommer inte alltid att veta hur ett företag utför sina dagliga aktiviteter. Å andra sidan vet ett internt team mycket mer eftersom deras arbetsgivare har väglett dem genom deras uppdrag, vision, företagskultur och mer.
Om du inte kan välja mellan de två, överväger experter att välja en kombination av båda under tiden. Anställ en MSP för att hantera IT-projekt och bilda ett litet internt team för att arbeta med MSP för att få värdefull erfarenhet.
Minska utgifterna när det är möjligt
Med tanke på den höga prislappen som följer med IT-projekt är det ingen överraskning att företagare behöver varenda krona de kan spara för att göra dem till verklighet. Även MSP:er inser själva att de kan tjäna mer pengar genom att minska onödiga utgifter när de kan.
Kassaflödesproblem begränsar inte bara ett företags inkomst; De är den främsta orsaken till affärsmisslyckanden. Enligt Bureau of Labor Statistics, av de mer än hälften av företag som stänger efter fem år, står otillräckligt kassaflöde för 82% av sådana nedläggningar. I jämförelse stänger endast 42 % av företagen för att marknaden har litet behov av deras varor eller tjänster.
Det kan vara svårt att avgöra vilka företagskostnader som behöver minskas. Experter rekommenderar att du gör en kostnads-nyttoanalys (CBA) före eventuella expansionsförsök. Denna datadrivna metod ger en tydligare bild av ett företags ekonomiska hälsa genom att lyfta fram:
- Direkta kostnader som allmänna produktionskostnader.
- Indirekta kostnader såsom utgifter för allmännyttan.
- Immateriella kostnader som effekten av ett affärsbeslut.
- Möjlighetskostnader som att investera i nya företag.
- Andra kostnader som miljöpåverkan och konkurrens.
Beroende på resultatet av ditt kollektivavtal kan du vara benägen att följa några eller alla av dessa riktlinjer för kostnadsbesparing:
- Outsourcingkontoret behöver grossistleverantörer.
- Hyr ut alla oanvända kontorslokaler
- Hitta konkurrenskraftiga priser för företagsförsäkringar
- Använd sociala medier för marknadsföring.
- Avskeda anställda med extremt dåliga prestationer
- Delegera vissa funktioner till underleverantörer
- Dra nytta av volymrabatter genom att samordna med andra företag
- Använd mindre papper och mer elektroniska medier
- Betala kreditkortsavgifter i tid för att undvika böter
Det går inte att säga hur mycket ett företag kan spara genom att följa dessa tips. Men varje krona som inte spenderas på dyra och onödiga utgifter är varje krona som kan avsättas för att finansiera ett stort IT-projekt eller två. När dessa IT-projekt är i full drift kommer besparingarna att öka ytterligare.
Öka utgifterna när det är möjligt
Det här rådet kan verka motstridigt mot det föregående (och hela artikeln), men lyssna på det här först. Även om det är absolut nödvändigt att minska verksamhetens kostnader för att hålla ett företag flytande, än mindre för att finansiera IT-projekt, tjänar inte alla på det. Det finns med andra ord vissa sätt på vilka ökade utgifter kommer att göra mer nytta än skada.
En av dessa utgifter är Cybersäkerhet. Sedan starten av covid-pandemin har hackare och andra cyberkriminella kommit på nya och mer effektiva sätt att stjäla personlig information från företag och sälja den till högstbjudande. Medan en persons data kanske bara kostar cirka 0,007 USD (enligt en studie från 2013), kom ihåg att hackare stjäl miljarder data.
Den genomsnittliga summan pengar som går förlorade årligen till cyberattacker varierar beroende på företagsstorlek, från 24 000 USD bland små företag (mindre än 50 anställda) till 504 000 USD bland företag på företagsnivå (mer än 1 000 anställda). Den typen av pengar kan köpa en förstklassig affärssvit för dussintals kontorsdatorer och mer.
COVID har tvingat företag att öka utgifterna för att stärka sina cybersäkerhetssystem. En studie rapporterade en ökning från 10,1 % av deras respektive IT-budgetar 2019 till 10,9 % 2020. Tio procent är ungefär en idealisk budget för att investera i de senaste cybersäkerhetssviterna, oavsett storleken på företaget.
Håll dig involverad varje steg på vägen
Det råder ingen tvekan om att IT som helhet är komplicerat, än mindre att använda IT-lösningar. Som sådan är det ingen överraskning att många företagsägare är ovilliga att ta en mer aktiv roll i att förvandla IT-projekt till verklighet. Men experter säger att det är ett kostsamt misstag att inte delta i varje steg på vägen.
Denna motvilja, säger experter också, beror förmodligen på en medfödd rädsla för teknik. Men det är inte så mycket rädslan för att skada dyr utrustning utan rädslan att inse att investeringen i nämnda utrustning inte är värt det. I takt med att affärernas natur blir mer digital blir rädslan för osäkerheter på vägen framöver mer påtaglig.
Men om historien har lärt företag något, är det ett recept på misslyckande att misslyckas med att anpassa sig till en föränderlig värld. Varumärken som revolutionerade den tidigare generationens uppfinningar (t.ex. filmkameror, mobiltelefoner) kommer inte att finnas i nästa eftersom de tvekade att förändras när marknadskraven sa till dem.
Alla projekt har sina inneboende risker och kommer att stöta på problem på vägen; De är oundvikliga. Ändå, att ta steget garanterar åtminstone ett resultat, i motsats till att inte göra någonting alls.
Slutsats
Att använda IT-lösningar kan vara kostsamt, men inte till den grad att det avskräcker företag. Varje IT-projekt kommer att vara värt investeringen med rätt plan och beslut. Inget företag vill bli kvar i denna tid med så mycket teknik.
