Word har alltid varit arbetshästapplikationen i Microsoft Office-paketet. Nästan alla som använder Office slutar med att använda Word någon gång, oavsett om det är för att skriva anteckningar, skriva agendor, skapa rapporter, skriva affärskorrespondens eller någon av tusentals andra användningsområden.
Microsoft säljer Office i två modeller: Privatpersoner och företag kan betala för programvarulicensen i förväg och äga den för alltid (vad företaget kallar den “perpetual” versionen av sviten), eller så kan de köpa en prenumeration på Microsoft 365 eller Office. 365 , vilket innebär att de bara har tillgång till programvaran så länge de fortsätter att betala prenumerationsavgiften.
När du köper en evig version av sviten, till exempel Office 2019 eller Office 2021, kommer dina appar aldrig att få nya funktioner, medan appar i “365”-prenumerationer uppdateras kontinuerligt med nya funktioner. För mer information, se vår jämförelse av de två Office-modellerna.
Detta fuskblad ger dig uppdaterad om funktioner som har introducerats i Microsoft 365 Word för Windows-skrivbordsklienten sedan 2015. Vi kommer att uppdatera den här historien med jämna mellanrum när nya funktioner rullas ut. (Om du använder Word 2016 eller 2019 med en evig licens, kolla in vårt separata fuskblad för Word 2016 och 2019. Vi kommer att uppdatera den historien för Word 2021 snart, men under tiden, kolla in “Vad är nytt i Office 2021 ?”)
Använd tejpen
Ribbon-gränssnittet är levande och mår bra i den nuvarande versionen av Word. Eftersom det har funnits med i Office-appar sedan Office 2007 är du förmodligen bekant med hur det fungerar, men om du behöver en uppdatering, kolla in vårt fuskblad för Word 2010.
I september 2018 gjorde Microsoft en översyn av Ribbons utseende och känsla, och företaget har fortsatt att finjustera designen sedan dess. Det ser nu plattare, renare och mindre rörigt ut och har färger med hög kontrast, vilket gör bandikoner och text lättare att se. En tid efter att Microsoft släppte Windows 11 gav företaget Ribbon (och Office i allmänhet) en liten ansiktslyftning igen, så det stämmer mer överens med den nya versionen av Windows. Men det fungerar fortfarande på samma sätt och du hittar de flesta kommandon på samma platser som i tidigare versioner.
Det nya utseendet visas i både Windows 10 och Windows 11, men beroende på din installation kan det hända att det visas som standard. Du kan kontrollera detta genom att klicka på megafonikonen längst upp till höger på skärmen, ovanför bandet. På Coming Soon-skärmen som visas, titta på skjutreglaget “Testa den nya upplevelsen”. Om det är “På” betyder det förmodligen att du använder det nya gränssnittet. Om den är “Av” och du vill slå på den, flytta reglaget till “På” och starta om Word. Det borde aktivera det nya utseendet. Men i mina tester var byte fram och tillbaka ofta instabil, särskilt på Windows 11-datorer.
För att ta reda på vilka kommandon som finns på vilka menyflikar, ladda ner vår Word for Microsoft 365 Ribbon snabbreferens. Observera också att du kan använda sökrutan ovanför menyfliksområdet för att söka efter kommandon.
Hitta populära kommandon i Word-bandet för Microsoft 365/Office 365 på Windows. Datorvärlden
Som i tidigare versioner av Word, för att få kommandona under menyflikarna att försvinna, tryck Ctrl-F1. (Observera att menyfliksområdet (Arkiv, Hem, Infoga, etc.) förblir synligt.) För att få kommandona att visas igen, tryck Ctrl-F1. Du kan också få menyflikskommandon att försvinna genom att klicka på namnet på den flik du för närvarande är på. Klicka på valfri flik för att få kommandona att visas igen.
Du har även andra alternativ för att visa bandet. För att komma åt dem, klicka på ikonen (en nedåtpil) längst ner på bandet längst till höger, precis under knappen Dela. En rullgardinsmeny visas med dessa fyra alternativ:
- Fullskärmsläge: Detta gör att Word fyller hela skärmen och döljer menyfliksområdet. För att avsluta helskärmsläget, klicka på ikonen med tre prickar längst upp till höger på skärmen.
- Visa endast flikar: Detta visar flikarna men döljer kommandona under dem. Det är samma sak som att trycka på Ctrl-F1. För att visa kommandon under flikarna när de är dolda, tryck på Ctrl-F1, klicka på en flik eller klicka på nedåtpilen och välj .
- Visa alltid bandet: Detta visar hela menyfliksområdet, både flikarna och kommandona under dem.
- Visa verktygsfält för snabbåtkomst: Detta visar verktygsfältet Snabbåtkomst, vilket ger dig snabb åtkomst till de Word-funktioner du alltid vill ha tillgängliga, som Nytt, Spara, Skriv ut och många andra. När du aktiverar verktygsfältet börjar det tomt. För att slutföra det, klicka på en liten nedåtpil som visas till höger om verktygsfältet och välj de funktioner du vill inkludera från rullgardinsmenyn som visas. Klicka på om du inte ser kommandot du vill ha. Hitta kommandot du vill ha till vänster och klicka på . För att få verktygsfältet Snabbåtkomst att försvinna, klicka på nedåtpilen och välj .
För att anpassa titelraden ovanför menyfliksområdet, välj . I avsnittet “Anpassa din kopia av Microsoft Office” klickar du på nedåtpilen bredvid och väljer , eller från rullgardinsmenyn. För att göra titelraden blå igen, välj alternativet från rullgardinsmenyn. Precis ovanför Office Theme-menyn finns en rullgardinsmeny; här kan du välja att visa ett mönster, till exempel ett kretskort, i namnlisten.
Det finns en användbar funktion i det som Microsoft kallar backstageområdet som visas när du klickar på menyfliksområdet: om du klickar på , eller menyn till vänster, kan du se de molnbaserade tjänsterna som du har anslutit till ditt Office-konto. som SharePoint och OneDrive. Varje plats visar nu sin associerade e-postadress under den. Detta är ganska användbart om du använder en molntjänst med mer än ett konto, till exempel om du har ett OneDrive-konto för personligt bruk och ett annat för företag. Du kommer att kunna se med en blick vilken som är vilken.
Möjligen på gång: en förenklad tejp
Microsoft har arbetat på en förenklad version av menyfliksområdet för alla Office-program under en tid. Liksom det befintliga bandet kommer det att ha flikar överst och varje flik kommer att ha kommandon. Men det är mer effektivt och tar mindre utrymme än det befintliga bandet.
För närvarande är Outlook för Windows den enda Microsoft 365-skrivbordsappen som använder det förenklade bandet. Du kan dock förhandsgranska hur det kommer att se ut i Word genom att gå till onlineversionen av Word. Klicka på ikonen (en nedåtpil) längst till höger på menyfliksområdet och välj att använda den. För att återgå till den äldre, större versionen av menyfliksområdet, välj . Microsoft har gjort det förenklade bandet till standard i onlineversionen av Word, så du kanske inte behöver göra något för att visa det.
I det förenklade bandet finns alla kommandon kvar för varje flik, men bara de mest använda är synliga. Klicka på ikonen med tre prickar längst till höger på menyfliksområdet för att visa resten av kommandona i en rullgardinsmeny.
I Outlook-skrivbordsklienten kan du växla mellan det förenklade och traditionella menyfliksområdet genom att klicka på en liten nedåtpilikon på högerkanten av menyfliksområdet. Vi antar att detta kommer att fungera på samma sätt i Word, men vi har inga detaljer för närvarande. Vi kommer att uppdatera det här avsnittet när det förenklade menyfliksområdet är implementerat i Word för Windows. Det kan dock dröja innan det händer, eftersom den avskalade versionen har funnits i flera år och har ännu inte dykt upp i skrivbordsappen.
Samarbeta i realtid
Den största funktionen som introducerats i Word för Microsoft 365-prenumeranter sedan 2015 är samarbete i realtid. Det gör att människor kan arbeta tillsammans på dokument från var som helst i världen med en internetanslutning, en funktion som Google Dokument har haft under lång tid. Microsoft kallar detta “medförfattarskap”.
Det finns bara tre krav för samarbete i Word för Microsoft 365: du måste logga in på ditt Microsoft- eller Office 365-konto; dokumentet måste lagras i OneDrive, OneDrive for Business eller SharePoint Online; och AutoSpara måste vara aktiverat.
Så här delar du ett dokument och samarbetar om det med andra: Öppna den först och klicka sedan på knappen längst upp till höger på skärmen. Om du inte redan har sparat din fil på OneDrive, OneDrive for Business eller SharePoint Online kommer du att bli ombedd att göra det.
När du klickar på knappen visas fönstret “Skicka länk”. Här kan du skicka ett mejl med en länk där andra kan komma åt dokumentet.
Bestäm först om vem som helst med en länk kan redigera dokumentet, eller bara de vars e-postadresser du anger. Om du ser texten “Alla med länken kan redigera” nära toppen av panelen kan du ändra den genom att klicka på den och sedan välja från skärmen som visas. På samma sätt, om “Specifika personer” visas ovanför e-postadresserna, kan du ändra det genom att klicka på det och sedan välja från skärmen som visas.
På den här andra skärmen kan du också avmarkera rutan för att ställa in dokumentet som skrivskyddat för alla. Du kan också ställa in ett utgångsdatum efter vilket personer inte kommer att kunna komma åt filen. Och du kan ställa in ett lösenord så att bara personer som har det kan komma åt det. (Om du använder en företags-, företags- eller utbildningsutgåva av Office kan din IT-avdelning ställa in något annorlunda behörigheter och delningsalternativ, till exempel ett alternativ för att tillåta vem som helst inom din organisation att redigera dokumentet.)
Tillbaka i huvudfönstret “Skicka länk”, skriv in mottagarnas e-postadresser (när du skriver kommer Word att föreslå personer från din adressbok som du kan välja), skriv eventuellt ett meddelande och klicka på . Ett e-postmeddelande skickas till alla mottagare med en länk som de kan klicka på för att öppna dokumentet.
(Om du föredrar att skicka mottagarna en kopia av filen som ett Word-dokument eller PDF istället för en länk och därför inte tillåter samarbete i realtid, klicka på “Skicka länk” längst ner på skärmen.) .
Det finns ett annat sätt att dela en fil lagrad på en personlig OneDrive för samarbete: Klicka på längst ned i fönstret Skicka länk. När du gör det kan du kopiera länken och skicka den till någon via e-post. Observera att du har samma alternativ för att tillåta redigering, inte tillåta redigering, etc., som om du har Word som skickar länken direkt åt dig. Klicka bara eller nedan och följ instruktionerna ovan.
Så här börjar du samarbeta: När dina mottagare får din e-post klickar de på en knapp eller länk för att öppna dokumentet, som öppnas i Word Online i en webbläsare istället för Word-skrivbordsklienten. De kan redigera eller läsa den i Word Online, beroende på vilka behörigheter du har beviljat, eller klicka och använda den från Word-skrivbordsklienten.
Webbversionen har inte lika många funktioner som klientversionen; Till exempel finns det inte lika många formateringsalternativ och du kan inte infoga former, ta skärmdumpar, använda kopplingsförteckning eller använda olika andra funktioner. Men för grundläggande redigering fungerar det bra.
När en medarbetare öppnar dokumentet kommer de att se en färgad markörstapel för varje person som anger deras närvaro i dokumentet. Varje person får sin egen unika färg. Håll muspekaren över någon annans markörfält för att se deras namn. När de börjar redigera kan du se vad varje medarbetare gör när de gör det, inklusive att ta bort, redigera och lägga till text. De ser också vad du gör.
Samarbete inkluderar möjligheten att kommentera specifika platser i ett dokument utan att faktiskt ändra innehållet i dokumentet. För att göra detta, placera markören i dokumentet där du vill att kommentaren ska visas (eller välj ett ord eller en fras), klicka på knappen längst upp till höger på skärmen och välj . En ny kommentarsruta visas i högermarginalen; skriv din kommentar där.
Om du vill uppmärksamma en kollega på en kommentar, @ nämn den i kommentaren: skriv @ och de första bokstäverna i personens namn, välj sedan deras namn från listan som visas. De kommer att få ett e-postmeddelande med en länk till kommentaren i dokumentet.
Alla bidragsgivare kan se alla kommentarer i högermarginalen. För att svara på en kommentar, håll muspekaren över den, klicka på knappen och skriv ditt svar. Det finns även en knapp som dämpar kommentaren.
Observera att hur samarbete i realtid fungerar beror på styrkan på din internetanslutning. På långsamma eller instabila anslutningar kommer du inte omedelbart att se andras redigeringar, och de kommer inte omedelbart att se dina; det blir en försening. Därför är det alltid bäst, när det är möjligt, att ha starkast möjliga koppling när man samarbetar.
Du kan när som helst se vem som har tillgång till filen genom att klicka på knappen. På skärmen “Skicka länk” som öppnas, klicka på ikonen med tre prickar längst upp till höger och välj för att se en lista över personer som kan komma åt filen. Här kan du ändra redigerings-/visningsbehörigheter, återkalla någons åtkomst eller ta bort delningslänken helt.
Sök för att utföra uppgifter snabbt
Ett mycket användbart tillägg till Word 2016 hette Tell Me, i grunden en förbättrad sökfunktion för att hitta kommandon i Word. Nu bytt namn helt enkelt Sök, det är extremt användbart när du vill göra en uppgift som du inte har gjort tidigare eller har glömt hur man gör.
För att använda den, klicka på sökrutan; är ovanför bandet i det blå rubrikområdet. (Tangentbordsfans kan trycka på Alt-Q för att gå till sökrutan.) Skriv en uppgift så får du en lista över möjliga matchningar. Klicka på uppgiften du vill få instruktioner om hur du gör.
Jag skrev till exempel adress på ett kuvert och jag valde resultatet, och skärmen du använder för att skicka kuvert dök upp. När jag skrev den mer allmänna frågan skriva en uppsats, dök en länk upp till Word Researcher-funktionen som låter dig söka inifrån Word, lägga till källor för forskningen du hittar och sedan citera källorna i dokumentet. (Mer om Forskare om ett ögonblick). Om du skriver en fråga och håller musen över ett resultat istället för att klicka på det, kommer du att se en skärm som beskriver vad du kan göra om du klickar på resultaten.
Det är en stor tidsbesparing, eftersom du inte behöver söka igenom menyfliksområdet för att hitta det kommando du vill ha. Och den kommer ihåg funktionerna du tidigare har valt i rutan, så när du klickar på den ser du först en lista över tidigare uppgifter du har sökt efter. På så sätt är de uppgifter du utför ofta inom räckhåll.
Sökningen är få fler möjligheter, också. Vissa användare av affärs- och utbildningsutgåvorna av Microsoft 365 kan nu använda sökrutan för att söka efter personer i din organisation, SharePoint-resurser och andra anpassade resultat från Word.
