Каждый владелец малого бизнеса должен знать одно: управление деньгами. Денежный поток – это то, как деньги входят в ваш бизнес и уходят из него. И ваша цель всегда должна заключаться в том, чтобы как можно дольше хранить денежные средства на операционном счете вашего предприятия. Управление финансами малого бизнеса требует определенного набора навыков. Это очень важно для выживания в нестабильном мире владения малым бизнесом.
Дело вот в чем: если вам не заплатят непосредственно перед отправкой продукта, вы всегда предоставляете кредит своим клиентам с целью получения оплаты в соответствии с договоренностью. Обычно это 30 нетто, но часто это растягивается до 45 или даже 90 дней, удушая ваш денежный поток.
Предприниматели должны обладать хорошими навыками управления капиталом, чтобы поддерживать и развивать бизнес. Крайне важно вести точный учет своих доходов и расходов, хотя не все владельцы бизнеса обучены финансам малого бизнеса.
21 совет по управлению финансами малого бизнеса
Если вы новичок в финансах малого бизнеса, эти советы помогут вам встать на правильный путь.
1. Нанять бухгалтера
Бухгалтер – это бизнес-консультант, который поможет вам управлять финансами вашего малого бизнеса. Если вы не знаете, как нанять бухгалтера, имейте в виду: знайте, какие бухгалтерские услуги вам нужны. Вы можете нанять бухгалтера для основных бухгалтерских услуг, бухгалтера со степенью в области бухгалтерского учета для более сложных бухгалтерских услуг и начисления заработной платы или сертифицированного государственного бухгалтера, который может помочь с налоговым планированием, а также подготовить налоги. Все эти люди могут поделиться советами по стратегическому учету.
2. Инвестируйте в облачное бухгалтерское программное обеспечение.
Программное обеспечение для бухгалтерского учета через Интернет предоставляет вам информацию в режиме реального времени, и вы можете обновлять, отслеживать и получать доступ к данным из любого места в любое время. Находясь в офисе или путешествуя, вы можете просмотреть свои бухгалтерские записи или создать счет в любом месте. Это также позволяет вам и вашему бухгалтеру получить доступ к вашим записям, вы можете импортировать выписки из своего банка и кредитной карты, и, что лучше всего, если вы хотите уволить своего бухгалтера, вы можете переключиться на нового поставщика в любое время.
3. Правильно ведите бухгалтерский учет.
Это продолжение подсказки n. # 1. Кто-то должен отслеживать ваши расходы и дебиторскую задолженность на еженедельной основе. Подсказка, подсказка … это должна быть фишка. Не ждите до уплаты налогов, чтобы начать сбор финансовых отчетов.
4. Используйте свою финансовую отчетность стратегически.
Научитесь читать свою финансовую отчетность. Ваш бухгалтер может научить вас, если вы не знаете, как это сделать. Существует три типа финансовых отчетов: отчет о движении денежных средств, отчет о прибылях и убытках или отчет о прибылях и убытках (P&L) и баланс. В отчете о движении денежных средств регистрируются операционная деятельность, финансовые поступления / оттоки и любые инвестиции. В балансе представлена информация об активах, обязательствах и капитале компании. Отчет о прибылях и убытках отражает прибыль, полученную за определенный период времени. Вам нужна актуальная финансовая информация для принятия обоснованных деловых решений.
5. Ежемесячно проверяйте свое финансовое положение.
К 15-му числу вы должны знать, насколько хорошо ваш бизнес работал в прошлом месяце. Вы получите эту информацию, просмотрев свою ежемесячную финансовую отчетность, включая баланс, отчет о движении денежных средств и отчет о прибылях и убытках, которые должен подготовить ваш бухгалтер.
6. Создайте денежные правила.
Способ оплаты счетов в вашем бизнесе должен быть установлен вами, а не просто оплачиваться сразу после получения счета. Я плачу по счетам поставщика два раза в месяц, 15 и 30 числа: никто не может требовать оплаты. Зная, когда я буду производить платежи поставщику, я могу намного лучше управлять своим денежным потоком.
7. Используйте бюджет
Каждую осень нужно готовить бизнес-бюджет на предстоящий год. Не принимайте решения о расходах, не пересмотрев свой бюджет. Это поможет вам избежать синдрома «яркого блестящего объекта». Вы не должны двигаться, если это не входит в бюджет.
8. Проверьте свои расходы
Следите за всеми расходами вашего малого бизнеса ежемесячно и ежеквартально. Такие вещи, как рабочая сила, инвентарь, комиссионные с продаж и маркетинговые расходы, могут быстро накапливаться, но их регулярный анализ позволяет вам скорректировать, куда идут ваши деньги, и позволяет сократить при необходимости.
9. Создайте прогнозы продаж.
Важно иметь четкие прогнозы продаж. Вы должны иметь представление о размере дохода, который вы должны получать ежемесячно. Затем вы можете установить еженедельные цели продаж для себя и своей команды.
10. Будьте в курсе выставления счетов
Выставляйте счета сразу после оказания услуг. Всегда старайтесь получить депозит, если вы занимаетесь оказанием услуг. Отправляйте электронные счета, которые позволяют производить оплату кредитной картой, Paypal или ACH. Установите условия оплаты в своих контрактах и убедитесь, что они указаны в каждом счете. Будьте готовы предоставить небольшую скидку (2%) для платежей Net 10 или Net 15, но никогда для платежей Net 30 – предприятия должны платить в течение 30 дней.
11. Всегда отслеживайте счета-фактуры.
Если вы используете электронные счета-фактуры, вы можете установить напоминание, которое будет уходить за два дня до срока оплаты счета. Вы также можете создавать шаблоны писем с последующими напоминаниями из вашей CRM. Несмотря ни на что, деятельность по сбору платежей начинается 31-го числа с просроченных счетов. Лучше позвонить по телефону и отправить электронное письмо. Постарайтесь записаться на счетах к оплате в качестве начала обязательства, чтобы получить помощь быстрее.
12. Разделяйте личные и коммерческие финансы.
Всегда лучше держать личные и деловые финансы отдельно. Получите бизнес-кредитную карту и отложите все сопутствующие расходы, такие как поездки и регулярные подписки. В противном случае используйте свою бизнес-дебетовую карту или счет Paypal для оплаты материалов и поставщиков. Это должно помочь вам отделить свои деловые расходы от личных.
13. Откройте счет прибыли
Вы также преуспеете, если откроете для себя счет для заработка. Я узнал это из книги Преимущество прежде всего Майк Михалович. Он предложил всем нам переводить определенный процент (1-10%) от каждого платежа, который получает бизнес. Он советует настраивать его в отдельном банке, доступ к которому затруднен. Мы все очень много работаем, и многие из нас пропускают зарплату, чтобы оплачивать деловые счета. Таким образом, у вас всегда есть что-то для себя, а компания должна работать с тем, что остается.
14. Создайте чрезвычайный фонд для своего бизнеса.
Точно так же, как у вас есть учетная запись для экстренной помощи для дома, она вам также понадобится для вашего бизнеса. Наступают дождливые дни, клиенты платят поздно, случаются непредвиденные расходы. Вы хотите, чтобы у вашего бизнеса всегда был запасной план. Вы также можете использовать эти деньги для уплаты налогов при необходимости.
15. Подайте заявку на кредит до того, как он вам понадобится.
Банки не работают быстро, поэтому не ждите, пока у вас не возникнет потребность в наличных, чтобы подать заявку на ссуду или кредитную линию. Как только вы получите отличный контракт, идите в банк и подайте заявку на получение кредитной линии. Обратите внимание: вы можете занимать только 10-15% от вашего валового дохода.
16. Осторожно используйте кредитную линию.
Я видел, как многие предприятия, в том числе и мой собственный, сталкивались с проблемами с этим типом ссуды из-за неправильного использования кредитной линии. Кредитные линии предназначены для решения краткосрочных проблем с денежным потоком и должны быть погашены немедленно после устранения дефицита денежных средств. Не относитесь к нему как к кредитной карте, потому что банк может отозвать вашу кредитную линию в любое время.
17. Сокращайте расходы ежеквартально.
Важно контролировать свои расходы, не жертвуя при этом качеством обслуживания клиентов. Найдите способ сократить ваши постоянные и переменные затраты. Ищите общее рабочее место вместо профессионального офиса. Сократите недоставленные маркетинговые расходы. Попробуйте обменяться своими услугами с другими профессионалами и сократить расходы.
18. Контролируйте размер своей прибыли
Крайне важно, чтобы вы смотрели на финансовые показатели своего бизнеса по сравнению с прошлыми годами, чтобы отслеживать свою прибыль. Он должен увеличиваться с каждым годом. Дело не в валовом доходе, дело в прибыли.
19. Измерьте эффективность маркетинга.
Не стоит тратить деньги на маркетинговые усилия, которые нельзя связать с продажами. Если вы инвестируете в контекстную рекламу или рекламу с оплатой за клик, у вас есть прямая причина и следствие. Но вам также необходимо рассчитать такие вещи, как стоимость лида (cpl) и цена за продажу (cps), чтобы вы понимали финансовую сторону ваших усилий по продажам.
20. Сделайте налоговое планирование
Будь то налоговое планирование на текущий или предстоящий налоговый год или определение подходящего времени для подачи налоговой декларации за текущий год, эксперт по налоговому планированию может быть на вес золота. Со всеми изменениями в налоговом кодексе, которые происходят каждый год, вы хотите действовать стратегически и не платить больше налогов, чем вам нужно. Поговорить со специалистом по налоговому планированию может быть весьма полезно.
21. Не уплачивайте налоги
Не связывайтесь с IRS, оно того не стоит. Налоговые органы вашего штата также могут быть жестокими. Они всегда получают свои деньги. Выплачивайте ежеквартальные налоги и обязательно используйте службу расчета заработной платы, чтобы обновлять квартальные налоги на заработную плату. Обратите внимание, что налоги на бизнес нужно платить 15 марта каждого года, а не 15 апреля.
Не позволяйте вашему бизнесу страдать из-за плохого управления денежными потоками. Когда дело доходит до найма бухгалтера, ищите человека, который работает с малым бизнесом. Это может быть преимуществом, если у них также есть опыт работы в вашей отрасли. Не принимайте деловых решений без актуальной финансовой информации. Примите во внимание приведенные выше советы по финансам малого бизнеса, и ваш бизнес будет полон денег.
