De flesta av oss tillbringar mycket tid i digitala utrymmen inom våra datorer och mobiltelefoner, och precis som vårt verkliga utrymme, kräver det digitala rummet städa, organisationoch till och med någon form av förnyelse då och då för att hålla den igång med sin fulla potential.
Så i den här artikeln delar jag med mig av många tips om hur du kan Organisera och hantera ditt digitala utrymme..
1. Koncentrera inte arbetet på en enda dag
Ta inte lätt på ditt digitala utrymme, det kan vara lika rörigt som källarförråd. Så innan du börjar beställa, ta ett fågelperspektiv av vad det nu är du vill beställa eller organisera.
Oavsett om det är en e-postinkorg eller nedladdningsmappen, Undvik att underskatta mängden arbete. att göra och den tid du behöver.
Om du har tillräckligt med ledig tid för att avsluta allt arbete på en dag, bra; annat, ta det lugnt snarare än att klämma ihop allt i en session, eftersom det kommer att göra mer skada än nytta.
2. Tagga eller arkivera e-postmeddelanden med filter
För varje e-postmeddelande från någon du ofta får e-postmeddelanden från, till exempel kollegor eller elbolag, skapa ett lämpligt filter etikett, eller arkivera det automatiskttill exempel i “Arbete” eller “Fakturor”.
Detta håller dina e-postmeddelanden organiserade och när du måste se en uppsättning relaterade e-postmeddelanden, låt oss säga att du vill se alla fakturor du fått under en månad, kan du helt enkelt hitta rätt etikett. Alla e-posttjänster och applikationer medföljer filterinställningar (Gmail, yahoo, iCloud, Microsoft Outlook).
3. Låt webbläsaren fråga dig var du ska spara nedladdningarna.
Aktivera alternativet som låter dig välja i din webbläsare var man sparar en nedladdad fil (Krom, Firefox, Opera, DET VILL SÄGA) om det inte redan är aktiverat. Varje gång du laddar ner en fil, istället för att låta den gå direkt till nedladdningsmappen, skapa en relevant undermapp och förvara den där.
Om du laddar ner filer relaterade till ett projekt, lägg till projektets namn till den nya mappen. På detta sätt, när du behöver en fil (eller en grupp relaterade filer) och inte kommer ihåg dess namn, du vet åtminstone var den kan hittas.
Ta bort filer från mappen Nedladdningar Det är också lättare så här. När du är klar med ett projekt eller om du helt enkelt inte längre behöver en viss uppsättning relaterade filer kan du helt enkelt radera din mapp.
4. Ta inte bort filer, arkivera dem
I vigningens namn, du du behöver inte radera filen det är inte nödvändigt just nu. Om de är delvis nedladdade eller temporära filer eller liknande, radera. Om de kan användas senare, organisera dem därefter.
Med många alternativ som molnlagring, extern hårddisk, etc., kan du spara filer utan att oroa dig för att få slut på minne.
5. Sortera efter datum när du organiserar
Sortera alla dina filer efter datum först innan du går igenom gruppen. Du kommer sannolikt att hitta filerna som skapades eller laddades ner samma dag. tillhör samma projekt/kategorivilket gör din organisation enklare.
6. Använd snabba mobilappsökningar
Om du har för många appar på din telefon (och din telefon fortfarande hanterar dem bra), kan du behöva en snabbsökningsfunktion för att söka och öppna appar (sök efter snabbsökningsappar i Google Play).
När du har för många applikationerIngen organisation kommer att göra det enklare att söka efter en app i havet av appar än en snabb sökning. Bry dig inte om att skapa mappar om varje mapp fortfarande innehåller ett stort antal applikationer. om du har siri antingen Det är okej Google aktiverade kan du också använda dem för att starta applikationer.
7. Ordna appar efter färg
Om du har en Litet antal applikationer på din telefon.och med små menar jag ett gäng appar som kan ta upp en eller två hemskärmar och du vill att de ska vara lite mer organiserade så att du lättare kan hitta dem. sortera dem efter färg.
Om du inte vill lägga tid på att ordna dessa färger exakt, separera bara ikonerna enligt varma och kalla färgeroch ge alla sin egen hemskärm.
8.Använd dig av symboler och emojis.
Långa, överflödiga ord för mappnamn eller etiketter kan ibland också skapa visuella röran. Använd emojis och symboler där det är lämpligt minska namn.
9. Koppla bort onödiga tjänster
I alla e-postkonton och sociala konton du har, leta efter alla inställningar som listar alla tjänster eller appar som är anslutna till det kontot. Om du hittar en tjänst eller app som du inte längre använder koppla bort det från ditt konto.
Detta kan minska oönskade e-postmeddelanden, meddelanden och annonser och skydda dina kontouppgifter från tredjepartsprogram som du inte längre behöver. Ta en titt på följande länkar för att hitta de anslutna appinställningarna på Google, yahoo, Facebookoch Twitter.
10. Använd inte kalendrar för att göra och anteckningar
Att använda kalendrar för att hålla ordning är bra och nästan alla kalendrar har alternativen lägg till händelser, att göra och anteckningar till en dag. Om något behöver göras en viss dag Det är en händelse och det ska markeras så här i kalendern.
De pågående uppgifterna är dock variera varje dag och det borde det vara granskas dagligen. Att separera kalendrar från att göra och anteckningar ger en mindre överväldigande och rörig översikt över din tid.
11. Ladda inte ner filer för att arkivera dem
Istället för att ladda ner filer till din dator för arkiveringsändamål, öppna din molnlagring och behåll den där. Om din molnlagringsapp kommer med ett alternativ att spara filer direkt via URL, använd den eller Prova webbläsartillägg eller tredjepartstjänster. som gör att du kan göra detsamma.
12. Prenumerera inte, skaffa flöden
Prenumerera i stället inte på e-postmeddelanden från webbplatser. välja att ta emot flöden. Det finns en hel del RSS-läsartjänstersom Matigtsom kommer att hålla dig uppdaterad med innehållet på de webbplatser du vill informera dig om med jämna mellanrum.
13. Hyr eller streama istället för att köpa eller ladda ner
Ladda inte ner filmer, låtar, e-böcker och mer om du är det Jag är inte säker på att de är det som du kommer tillbaka mycket ofta till. Detta sparar utrymme och gör ditt bibliotek mer hanterbart.
14. Lagra filer under bearbetning, inte exporter
Om du har planerat att arkivera (lagra) en fil och det Filen har en fil på gång.till exempel en Word-fil av en PDF som exporterats från den, eller en Photoshop-fil av en PNG-bild som exporterats från den, spara filen pågående och inte slutprodukten (såvida du inte behöver dessa exporter ganska ofta).
Detta säkerställer att du kan varje gång du behöver den slutliga versionen få den mest uppdaterade exporten av dina pågående filer, samtidigt som du sparar lite utrymme på din hårddisk.
15. Tilldela ett förhalningsfönster
Låt oss vara ärliga, ingen predikan kan hindra vissa människor från att kolla Facebook och Twitter medan de arbetar.
Om du ska skjuta upp på sociala nätverk öppna dessa konton i ett separat webbläsarfönster och låt ditt fönster “fungera” fri från distraktionergör det lättare för dina ögon att fokusera på en frans när du behöver det.
Bonus: du måste stäng bara ett fönster och stäng alla dina sociala mediesidor.
16. Planera dina säkerhetskopior och lagring
Det är något bra har lagring utanför enheten, men på hur många ställen? Med en mängd extern lagring och molnlagring tillgänglig är det lätt att bli oorganiserad på det sättet också: några filer i Dropbox, några i Google Drive, några i Amazon, några i pendrives… du förstår kärnan.
Så planera din lagring utanför enheten i förväg. Det är bra separata arbets- och personliga filer. För arbete kanske du vill välja en förvaringsmetod som främst används på din arbetsplats.
Välj ett lagringssystem som är mångsidig, vilket gör det enkelt att dela eller överföra filer till andra system. Ibland krävs fysisk lagring, till exempel en startbar CD. Gör några i dessa fall verklig organisation.
17. Spara lösenord innan du använder dem
Det är många lösenordshanteringsappar tillgänglig online eller om du är gammal skaffa en anteckningsbok att skriva ner alla lösenord. Så att hantera lösenord kommer inte att vara ett problem varje gång du registrerar dig för ett nytt konto som du kommer ihåg. skriva ner lösenord och kontoinformation i ditt huvudlösenordsvalv.
Om du glömmer detta, försök att utveckla en vana att spara ditt lösenord först i ditt valv och skapa sedan kontot. På så sätt kommer du att ha all information och lösenord för dina konton organiserade i ditt valv utan att misslyckas.
Men om du av någon anledning inte kan komma åt ditt lösenordsvalv och inte kan skjuta upp kontoskapandet tills du gör det, ställ in en påminnelse för att lägga till lösenordet och kontoinformationen i valvet.
18. Kontrollera om mobilsajter är lika bra som appar
Många webbplatser idag är mycket optimerade för mobilanvändare, till den grad att vissa av dem lika bra som sin motsvarighet till mobilappen. Så om du hittar en tjänst som är enkel att använda och tillräckligt snabb i mobilwebbläsaren lika mycket som dess motsvarande mobilapp radera appen från din telefon och börja använda webbplatsen.
19. Separata e-post-ID:n
Om du har en webbplats eller är en del av ett företag har du förmodligen en motsvarande arbetsmail. Men om så inte är fallet bör du skapa en. TILL separat e-post för arbete och personligt bruk Det är ganska snyggt.
Hjälper dig att bättre hantera dina e-postmeddelanden; mindre spam Det kommer att störa dina jobbmail eftersom det kommer att ge bort din personliga e-post för prenumerationer och sådant.
Om du är en entusiast för sociala medier, ett e-post-ID endast för dina sociala konton Det är ingen dålig idé heller.
20. Använd fler prylar, få mer utrymme
Ja offlinelagring Antalet låtar, videor, e-böcker och bilder på din telefon är viktigt och du har ofta ont om minne, varför inte prova det? med hjälp av separata enheter av olika anledningar?
Det här tipset är förmodligen inte lämpligt för dem som inte gillar att bära extra bagage. Men om inte, kan detta vara den bästa lösningen för dig: a musikspelarea elektronisk läsaretill kameratill mini videospelareeller a hybrid av några av dessa.
Du kan också lagra dina filer i Externa hårddiskar som fungerar med din mobiltelefon (via portar, adaptrar eller WiFi), och lagrar och använder filer därifrån.
21. Det finns inga filer på skrivbordsskärmen.
Jag förstår det Det finns utrymme på skrivbordet för att snabbt komma åt filer. du arbetar med, och jag har heller inget emot en skrivbordsskärm täckt av filer och appar, så länge det fungerar för dig.
Men om din skrivbordsskärm är ett av dina problem med digitala utrymmen, så skulle mitt råd vara spara inte på skrivbordet.
Samma som för mobilapplikationer, bry dig inte om att skapa undermappar eller organisera ikoner av något system. Det är en stor skillnad som syns när du tittar på filerna. på en skrivbordsskärm och inuti en mapp.
På skrivbordet är det för visuellt och distraherande, medan det på en mapp är mindre visuellt, mer textbaserat och därför lite lättare att bearbeta.
22. Effektivisera dina telefonkontakter
Låt inte telefonens kontaktapp också vara din kontaktfil. Lagra kontakter på din dator— Varsågod och lagra så många du vill där och förvara dem så länge du vill och lägg till alla detaljer du kan tänka dig till dem.
Men på din telefon, Behåll endast relevanta, senaste och nödvändiga kontakter.. Detta kommer automatiskt att optimera kontakterna som visas i dina mobilappar och dig du kommer inte att få onödiga kontorekommendationer.
23. Testa att skapa ett nytt socialt mediekonto.
Jag skulle rekommendera den vanliga träningen av sluta följa konton du inte längre vill ha för att se uppdateringar och konfigurera om dina meddelande-, sekretess- och annonsinställningar på sociala mediekonton för att kontrollera dem, men för vissa är detta lättare sagt än gjort.
Om du Sociala medier är överväldigande svårnavigerade. burk börja om; Det är en praktisk lösning. Du kan också skapa ett nytt kontovän dina vänner/följare från ditt gamla konto lite i taget och sedan när du är nöjd, radera ditt gamla konto.
ANTINGEN, radera ditt konto förstvänta tills den är raderad från servern för sociala medier och registrera dig med samma användarnamn. Men oavsett om det är ett nytt eller gammalt konto, regelbundet underhåll av utfodringen Det är viktigt.
24. Ordna foton i kronologisk ordning.
Am inte helt emot att lagra bilder på enheten. Om du ofta bläddrar igenom gamla foton eller om du är den personen som sparar bakgrundsbilder med bildspel, bör du behålla dina bilder på din enhet och rensa upp filerna för att göra utrymme någon annanstans.
Även om det, oavsett var du sparar dina bilder, finns Bara ett korrekt sätt att organisera dem.bara en-kronologiskt.
Foton är förknippade med minnen som i sin tur är förknippade med tid, så se till att skapa mappar. för alla foton på enskilda evenemang, lägg sedan alla händelsemappar i en mapp med namn efter en månad eller ett år. Den slutliga portföljen (den högsta nivån) bör alltid vara ett år.
25. Tänk efter tre gånger innan du installerar något
Jag vet att om du har för många program kan du alltid “avinstallera” dem och jag rekommenderar med hjälp av en avinstallationsapp som rensar alla överblivna filer från en programvara. Men i de flesta fall, filer kvar efter en avinstallation. Det finns inte mycket att oroa sig för, men med tiden (dvs. år) kan de läggas ihop också.
Om du är tekniskt kunnig, leta efter överblivna filer och radera dem manuellt (vilket är bättre än vad många appar kan göra enligt mig) men om du inte är bekväm med det då undvika onödiga installationer Först och främst, särskilt på mobiltelefoner.
26. Prova inbyggda appar först
Även om jag sa att det skulle vara bra att ha ett bra avinstallationsprogram, skulle jag i de flesta fall säga att först använda applikationer som är nu tillgänglig på ditt operativsystem.
Nästan alla operativsystem kommer med minnes- och diskrensningsverktyg; använda dem till rensa temporära filer och cache. Alla operativsystem, inklusive mobila, har också appar som listar de tjänster som körs på din enhet, använd dem för att stoppa oönskade bakgrundstjänster och gratis RAM.
27. Tona ner produktivitetsappar
Här är min hundrade ansvarsfriskrivning; Jag påstår inte att varje produktivitetsapp där ute är onödig; Faktum är att många alternativ på marknaden gör det enkelt för oss att hitta något som nästan uteslutande är anpassat efter våra behov.
Men om du använder produktivitetsprogram föredrar du vara produktiv genom att försöka vara produktiv att vara riktigt produktiv.
En kalender och att göra-lista räcker. Gör inte både online- och offlineaktiviteter (såvida inte offlineplanering är terapeutiskt för dig). använda antingen och hålla fast vid det religiöst.
28. Ta hjälp
Läser du så här långt i det här inlägget har du tålamodet att göra en lyckad orderkupp.
Någon som är lite stökigare med sitt offlineutrymme det är med största sannolikhet samma sak i ditt digitala utrymme. Och i verkligheten lever både organiserade och oorganiserade människor lyckliga idag, så ett digitalt organiseringsframfart är ännu inte på agendan för alla självutnämnda oorganiserade människor.
Men när en viss tröskel för desorganisation passeras kan det orsaka stressoch den desorganisationen Reflektera över varje aspekt av ditt liv.inklusive digitala.
Så, precis som du ibland skulle be någon om hjälp med att organisera verkligt utrymme, göra digital beställning med någon, också. Jag är säker på att en avslutningsresa på Facebook med dina IRL-vänner kommer att vara uppfriskande.
