Att leda ett företag är en svår uppgift, men molnlagringstjänster hjälper till att hålla saker organiserade och underlättar samarbete. Att använda dessa onlineplattformar möjliggör flexibilitet och sömlös integration med andra funktioner under ett enda verktyg.
Det är ingen överraskning att plattformar som Microsoft 365 ökade i popularitet som en kraftfull assistent för alla företag. Så hur skyddar Microsoft 365 din personliga information? Utgör det ett hot mot din säkerhet? Och i så fall, kan du göra Microsoft 365 säkrare?
Vad är Microsoft 365?
Microsoft 365 är ett produktivitetsmolnverktyg som är populärt bland företagsägare (och många universitetsstudenter). Det är ett integrerat system som kombinerar nästan alla funktioner som Microsofts programvara har att erbjuda under en enda plattform.
Abonnemanget inkluderar tillgång till populära Microsoft Office-appar som Word, Excel och PowerPoint, samt några attraktiva funktioner som är idealiska för att hantera ett företag i den digitala världen.
Sådana specialfunktioner inkluderar professionella e-postinställningar, Microsoft Teams, realtidschattar och ett anpassat schemaläggningssystem. Det är det perfekta navet som främjar kommunikationen mellan såväl kunder som personal. Ytterligare plugin-program hjälper entreprenörer att hålla reda på lager, försäljning, budgetering och prognoser.
För att knyta ihop allt är filer skapade via Microsoft 365 tillgängliga från var som helst i världen (förutsatt att du har en internetanslutning). Genom att lagra allt via molnservrar kan teammedlemmar med lämpliga behörigheter hämta och redigera filer var som helst.
Hur säkrar Microsoft 365 dina data?
Även om att lagra data på det här sättet alltid låter perfekt för samarbete, är det något skrämmande med att hålla din information i molnet. Många känner sig nervösa över att lagra sin privata information via internet.
Teoretiskt, om ditt team kan komma åt det var som helst, kan en framgångsrik hackare också göra det.
Traditionellt höll ägare sina känsliga filer låsta så att de kunde skydda dem fysiskt. Ibland lagrar företag till och med sin digitala information på offline-datorer. Även om det är säkert, finns det många problem som uppstår från detta tillvägagångssätt. Det är lätt att förlora information för alltid på detta sätt.
Det var svårt att dela filer och samarbetet var utmanande utan att ha alla på samma plats. Vi lever i en digital tidsålder och borde dra nytta av de verktyg vi har – det är bara det praktiska att göra. Framgångsrika hackare kanske inte är så vanliga som du kan tro.
Även om nya säkerhetshot uppstår vid användning av molnlagringsplattformar som Microsoft 365, är inte hackare det största hotet.
Microsoft implementerar banbrytande säkerhetsåtgärder för att förhindra skadliga attacker. Även om dessa åtgärder inte är helt idiotsäkra och hackare lyckades bryta mot Microsofts molntjänster tidigare, är attacker sällsynta och Microsoft åtgärdar snabbt eventuella problem.
De delar upp sin säkerhetsstrategi i tre lager.
Fysiskt lager
I motsats till vad namnet antyder är molnlagring inte bara något magiskt system som lever på himlen. När du sparar något via molnet sparas informationen till en fysisk server som finns någonstans i världen där du senare kan komma åt dem via internet.
Microsoft bevakar hårt de fysiska servrarna som ansvarar för att hantera din Microsoft 356. Platser är säkra och företaget begränsar och övervakar den begränsade personal som ges all åtkomst.
Logiskt lager
Microsoft designade sin plattform för att begränsa behovet av mänsklig interaktion. Många funktioner är automatiserade och verktyg som Microsofts Lock Box minskar all mänsklig tillgång till data.
Användningen av anti-malware-program skyddar data från skadlig programvara. Den är inställd för att automatiskt placera misstänkt programvara i karantän och kan skydda användare med funktionen Malware Sandbox.
Datalager
Slutligen krypterar Microsoft data enligt industrins kryptografiska standarder.
Förutom kryptering fungerar systemet som om det alltid finns ett hot – “anta överträdelse”-metoden. Företaget uppdaterar och förnyar kontinuerligt sina säkerhetsfunktioner och är alltid på jakt efter potentiella hot.
Har Microsoft 365 andra säkerhetshot?
Naturligtvis är inte alla hot externa. De största säkerhetsproblemen med Microsoft 365 inkluderar interna problem.
Händelser som otillåten fildelning och missbruk av privilegier är enorma problem. Funktionerna är till för att skydda data från obehöriga personer, men när du ger ut tillstånd för lätt, finns det några allvarliga problem.
När du delar filer med en annan person måste du lita på att de behandlar dem på rätt sätt. Även om du gör allt rätt kan en oansvarig mottagare som lämnar sitt konto öppet på en offentlig dator äventyra ditt konto.
Det är viktigt att verkligen begränsa åtkomsten till filer och se till att mottagarna förstår vikten av internetsäkerhet.
Kan du göra Microsoft 365 säkrare?
Om du vill optimera din Microsoft 365-säkerhet finns det vissa åtgärder du bör vidta. Vissa av dessa steg innebär att man drar full nytta av de inbyggda säkerhetsfunktionerna som Microsoft erbjuder, medan andra helt enkelt är smarta tips för att öva internetsäkerhet.
Aktivera Säkerhetsinställningar
Se till att du aktiverar säkerhetsåtgärder eftersom inte alla funktioner är automatiska. Du måste manuellt konfigurera inställningar för att kryptera dina e-postmeddelanden, aktivera multifaktorautentisering och köra skanningar. Microsofts Secure Score Test kan ge dig besked om vad du kan förbättra.
Minska behörigheter
Det är avgörande att du inte ger tillgång till viss information till alla. Om du vill att data ska förbli säker måste du begränsa antalet personer som har tillgång till en fil.
Se till att varje mottagare förstår de lämpliga säkerhetsåtgärderna de bör vidta för att hålla data säker, inklusive att inte vara inloggad när du lämnar en enhet tom.
Använd säkra enheter
Få endast tillgång till känslig data från säkra enheter. Om en dator blir infekterad med skadlig programvara är all information du bedömer i fara. Förståeligt nog insisterar många företag på att ha en separat enhet för arbete och hem.
Använd inte en offentlig dator för att komma åt molnsystem om du inte verkligen behöver det – och i så fall ladda ner ett VPN som åtminstone kan stoppa Man-in-the-Middle-attacker och säkra data i överföring mellan din enhet och en server .
Bör jag oroa mig för Microsoft 365-säkerhet?
Även om det finns vissa säkerhetsproblem tycker många att fördelarna med Microsoft 365 vida överväger riskerna. Det är trots allt personligt val och hacks är otroligt sällsynta. Ändå kan de hända.
Att vidta enkla säkerhetsåtgärder är ett utmärkt sätt att ytterligare minimera hoten på ett redan säkert system.
Om författaren
Brittni Devlin (78 artiklar publicerade)
Brittni är en neurovetenskaplig doktorand som skriver för MakeUseOf vid sidan av sina studier. Hon är en rutinerad skribent som började sin frilansande författarkarriär redan 2012. Även om hon huvudsakligen fokuserar på teknik och medicin – har hon också ägnat tid åt att skriva om djur, popkultur, videospelsrekommendationer och serierecensioner.
Mer från Brittni Devlin
Prenumerera på vårt nyhetsbrev
Gå med i vårt nyhetsbrev för tekniska tips, recensioner, free e-böcker och exklusiva erbjudanden!
Klicka här för att prenumerera
