Ett av huvudmålen med möten är att uppmuntra flödet av idéer. Tyvärr drunknar dessa idéer ofta i en pool av buller, avbrott och slumpmässigt prat, vilket slutar med att du äter din tid och minskar produktiviteten.
Men möten har fortfarande sin plats i vilken organisation som helst. Så det bästa alternativet skulle vara att hitta ett mer produktivt sätt att hantera dem. Men först måste du veta:
Problemet med konventionella möten
Ett konventionellt, eller mer exakt, “vokalt” möte inträffar när människor samlas och delar sina idéer.
Vi har alla varit i det konferensrummet alldeles för ofta och alldeles för länge. Uppdraget var enkelt – att få ihop ett gäng kreativa hjärnor och komma på en idé. Men det övergick snart till en kapplöpning till de mest högljudda rösterna.
Även om allmänt kända oro och forskning stödjer tanken att röstbrainstorming ofta är ineffektiva, har de flesta organisationer dem fortfarande som standardalternativ eftersom de inte överväger effektivare tekniker för att utforska produktiva idéer.
Här är några anledningar till varför röstmöten ofta är improduktiva:
- Människor skyndar sig att ge idéer utan att ge dem mycket eftertanke. Frispråkiga teammedlemmar överskuggar ofta sina mer introverta kollegor. Verbala möten organiseras vanligtvis hastigt utan tillräckliga förberedelser eller tydliga mål. Människor oroar sig för att bli dömda eller kritiserade. Högljudda sessioner är ganska utmanande för avlägsna team. Många idéer och bidrag är inte dokumenterade, och de som skrivs ner riskerar att misstolkas av den som antecknar. Det är stor sannolikhet att onödiga samtal dyker upp. Det finns inget delat läsmaterial för alla mötesdeltagare.
Men, finns det något alternativ till att spendera timmar i ett konferensrum utan att åstadkomma mycket? Mer tystnad kan vara din lösning.
Vad är tysta möten?
Föreställ dig att du kommer in i ett konferensrum för ett timslångt möte om en ny produktlansering. Alla fokuserar på sina datorskärmar, och allt du kan höra är det klackande ljudet från tangentbord under de kommande 45 minuterna. Du pratar bara under de återstående 15 minuterna för att diskutera några kritiska frågor och för avslutande kommentarer.
Ett tyst möte är ett innovativt mötesformat som använder större delen av den tilldelade mötestiden för att sprida information och uppmuntra djupt tänkande och reflektion för att främja kreativa idéer.
Tysta möten är ganska formbara, beroende på olika omständigheter eller individuella behov. Vissa föredrar att använda all sin tid i tysthet och använda digitala verktyg som Slack eller Google Workspace för att kommentera.
Toppteknikföretag som Amazon och Twitter utnyttjar tystnadens kraft i sina möten för att öka produktiviteten, med Jeff Bezos som går så långt som att säga att “det förmodligen är det smartaste vi någonsin gjort.” Och det finns forskning som stödjer tanken att tysta brainstormingsessioner är mer produktiva än deras motsvarigheter.
Så, hur kan du införliva tysta möten i din organisation?
Bästa praxis för tysta möten i din organisation
Som vi har nämnt ovan kan tysta möten ta olika former beroende på dina mål. Vi strävar dock efter att ge dig en solid grund som åtminstone kan tillåta dig att montera dina, eller i bästa fall, tillgodose de flesta av dina behov.
Som sagt, här är några tips med några digitala verktyg för att stärka dina möten:
1. Förbered och dela agendan i förväg
Att ta sig tid att bedöma målen för ett möte är avgörande eftersom det låter dig avgöra om det är värt att ha i första hand. Om det är så kan du gå vidare och beskriva de ämnen du vill diskutera. Att förbereda mötesagendan och dela den med ditt team i förväg ger dem tid att förbereda sig bättre.
Du kan dela din agenda via e-post eller använda ett anteckningsverktyg som Evernote för bättre tillgänglighet. När du har loggat in på ditt konto kan du välja dess mötesmall och bara fylla i utrymmena med information som mötesmål, tilldelad tid, datum, tilldelad handledare och anteckningsskrivare, etc., och trycka på dela. Du kan också förbättra din anteckningar på Evernote genom att utnyttja dess nya heminstrumentpanel.
Ladda ner: Evernote för Android | iOS (Free, premiumversion tillgänglig)
2. Skapa “Table Read”
Tysta möten är unika och produktiva eftersom de kräver att man skapar och använder “Tabellläsningar” som inkluderar alla dokument och all information som deltagarna behöver.
Istället för att förlita sig på förläsning kan deltagarna använda den första delen av mötet för att studera det omfattande dokumentet grundligt. Efter en definierad period kan teamet nu starta konversationen genom kommentarer på tabellen Läs.
Du kan använda ONLYOFFICE för att skapa dina tabellläsningar och låta dina lag ställa frågor eller bidra genom kommentarer. Det här verktyget gör det möjligt för dig att skapa, redigera eller samarbeta effektivt i dokument i samma arbetsyta på olika plattformar.
Denna metod ger alla dina teammedlemmar (inklusive introverta) lika möjligheter att bidra. Programvaran lagrar automatiskt all information, inklusive kommentarer och idéer, i molnet, vilket gör den lättillgänglig. Det är också idealiskt för avlägsna team.
Ladda ner: ONLYOFFICE för Android | iOS (Free, premiumversion tillgänglig)
3. Använd FigJam för brainstorming
Många organisationer vet att en del av deras innovativa idéer kommer under brainstormingsövningar, och det är därför de är så viktiga. Det finns dock alltid utrymme för förbättringar, och det kan du göra med lite tystnad.
En av de främsta fördelarna med tyst brainstorming är att det ger team möjlighet att utveckla många idéer. Deltagarna tillbringar en bestämd period med att reflektera över ämnet i tysthet och skriva sina idéer på post-it-lappar. Tyst brainstorming hjälper också till att undvika förankringsbias, eftersom alla idéer står på lika villkor i styrelsen.
Alternativt kan team använda en whiteboard online som FigJam för att skapa idéer, brainstorma och kommunicera tillsammans. Det här verktyget är lätt att använda och packat med funktioner som kan hjälpa till att öka engagemanget, samarbetet och produktiviteten under dina brainstormingsessioner.
Testa tysta möten för att öka produktiviteten för ditt möte
Att ta dig tid att bedöma målen för ett möte kan hjälpa dig att avgöra om det är värt att organisera eller inte. Men när du väljer att samla en grupp människor samtidigt, överväg att utnyttja tysta möten och verktygen ovan för optimalt samarbete och produktivitet.
Om författaren
Lando Loic (54 artiklar publicerade)
Loic är en frilansande innehållsskribent på MakeUseOf och en livslång lärande. Han har jagat sin passion för att skriva sedan 2016. Han tycker om att testa nya tekniska prylar och mjukvara med potential att hjälpa användare att bli mer produktiva.
Mer från Lando Loic
Prenumerera på vårt nyhetsbrev
Gå med i vårt nyhetsbrev för tekniska tips, recensioner, free e-böcker och exklusiva erbjudanden!
Klicka här för att prenumerera
