Data är en av de mest populära intäktsgenererande elementen i den digitala tidsåldern. Att känna till och kontrollera dataflödet är därför en strategisk nödvändighet. DFD (Data-flödesdiagram) är avgörande för att ta reda på projektprestanda, besparingsmöjligheter, produktivitetsförbättringar eller sätt att omstrukturera ett pågående projekt.
Du behöver också en DFD för att säkerställa att du behandlar kundens data enligt gällande dataskyddslagar. I den här artikeln visar vi dig hur du skapar ett dataflödesdiagram för free med ritverktyg online som LucidChart.
Symboler för ett dataflödesdiagram
Symbolerna eller notationerna för ett dataflödesdiagram beror på vilken notation du väljer, antingen Yourdon och Coad eller Gane och Sarson. För processer använder Gane och Sarsons system rektanglar med rundade hörn. Yourdon och Coad-konventionen använder dock cirklar för att beteckna processer.
Följande är de grundläggande komponenterna som du måste inkludera i din DFD:
- Pilar: Använd dessa för att visualisera datarörelsens väg från externa enheter till processerna och slutligen till dess lagring. Processer: Lägg till en cirkel för att illustrera behandlingen av data. En process kan vara en logisk sorterings-, beräknings- eller affärsregel som resulterar i meningsfull datautmatning. Infoga en liten etikett för att definiera namnet på processen. Databutiker: DFD använder en rektangel med en vertikal linje för att illustrera datalager. En databutik kommer att hålla data för andra processer att använda senare. Extern enhet: Du kommer att använda rektanglar för att representera externa enheter som representerar källan och destinationen för dataflödet. Externa enheter kan vara en person, en maskin, en grupp individer eller ett företag.
Steg för att rita ett dataflödesdiagram
Att skapa en DFD är superlätt. Det tar inte mycket av din tid att rita. Men dess användbarhet är flerdimensionell. Så här kan du snabbt rita en DFD för ditt arbetsplatsprojekt:
1. Välj en mall
De flesta av online-diagramplattformarna erbjuder färdiga att anpassa mallar för att rita dataflödesdiagram. Du kan spara mycket tid genom att använda dessa mallar istället för att skapa en DFD från början. Men om ditt projekt är komplext och ingen relevant DFD-mall är tillgänglig kan du skapa din egen.
Genom den här handledningen kommer vi att rita ett dataflödesdiagram för att till exempel utveckla en mobilapp för matleverans online.
- Registrera dig för LucidChart. Öppna a Tomt dokument genom att klicka på Ny knapp i panelen till vänster.
2. Anpassa mallen
Om du har valt en mall från ritappen kan du anpassa den med några få klick. Så här gör du:
- För att byta namn på texterna på diagramformerna, dubbelklicka på texten för att skriva om enligt ditt projekt.
För att ändra färgen på symbolerna, välj en form och klicka sedan på Fyllnadsfärg ikonen på den övre panelen.
För att ändra färgen på pilarna, klicka på dem och ändra sedan färgen från Linjefärg verktyg.
Du kan också lägga till nya processer, datalager, externa enheter och dataflödesvägar från panelen till vänster.
3. Infoga en extern enhet
Du behöver en extern datakälla för att starta dataresan genom appsystemet för matleverans. Följ dessa steg för att lägga till en extern enhet till din DFD:
- Från vänster sida Former menyn, dra och släpp en rektangelform på ritytan. Dubbelklicka på rektangelformen och märk den som Kund. Du kan också lägga till färg till rektangeln för att skilja den från andra symboler inom DFD.
4. Inkludera en process
När en kund initierar en beställning i appen behöver du bearbeta beställningsdata. Denna bearbetning av data säkerställer snabb leverans av lämplig matvara. Lägg till tre processer till din DFD genom att följa dessa steg:
- Välj en cirkulär form från panelen till vänster och placera den på ritbordet. Märk processen som Matbeställning. Upprepa steget ovan två gånger för att skapa ytterligare två processer, nämligen Generera rapport och Beställ inventering.
5. Lägg till databutiker
Innan du flyttar beställningsdata från en process till en annan måste du skicka bearbetad data till en databutik. Infoga tre datalager i dataflödesdiagrammet. Du kan prova dessa steg:
- Dra och släpp rektanglar till ritbordet och ändra sedan storleken på dem enligt bilden. Lägg till tre mindre rektanglar inom de ovanstående. Byt namn på datalagren som de visas i bilden, nämligen Lager, Beställaoch Manageringångar. Märk de små rektanglarna med texten D.
6. Inkludera andra föremål
Enligt den aktuella processen för dataflöde i matleveransappen behöver du ytterligare tre externa enheter för att representera Kök, Chefoch Leverantör. Hitta stegen nedan:
- Kopiera Kund låda använder Ctrl+C. Tryck Ctrl+V tre gånger för att klistra in tre identiska rutor. Byt namn på och placera dessa externa enheter som visas i bilden.
7. Rita dataflödesvägarna
Efter att ha lagt till och placerat alla symboler i dataflödesdiagrammet är det dags att rita dataflödesvägarna mellan dessa symboler. Här är stegen att prova:
- Välj valfri form och klicka sedan på den lilla röda cirkeln eller Dra linjen från formen kommando. En pil visas. Klicka på den och dra den till den andra formen för att rita en förbindelsebana. Slutför nu alla vägar enligt referensbilden. Du kanske vill ändra linjefärgerna för att skilja mellan olika typer av dataflöden.
8. Namnge dataflödena
När du väl har dataflödesvägarna är det dags att märka dem. För att märka någon form eller flödesbana i LucidChart använder du Text verktyg från den vänstra panelen eller dubbelklicka på ett tomt utrymme för att lägga till text.
9. Lägg till färger och teckensnitt
Alla element i ritbordet är helt anpassningsbara. Du kan ändra texttypsnitt, textfärg, linjestil, linjebredd, linjeslutpunkt, etc.
Du kan också hitta andra anpassningar som inte visas genom att klicka på kikareikonen eller Hitta och använd funktioner på den övre panelen.
10. Dela DFD
Dataflödesdiagrammet är nu klart för utskrift eller delning. Du kan följa dessa steg:
- Tryck på utskriftskommandot för att skriva ut Ctrl+P. Klicka på Skriva ut knappen i det övre vänstra hörnet.
Följ dessa steg istället för att dela diagrammet med dina medarbetare:
- Hitta Dela med sig knappen i det övre vänstra hörnet och klicka på den.
Lägg till medarbetarens e-postadress. Välj vilken typ av åtkomst du vill ge. Klicka på Gjort att skicka en inbjudan till samarbete.
Ta kontroll över din data genom att visualisera dess flöde
Du kan skapa dataflödesdiagram av alla komplexiteter genom att följa stegen som nämns ovan. Oavsett om du använder LucidChart eller något annat verktyg är ritprocessen identisk.
DFD:er är lika viktiga för produktivitetsförbättringar i frilansprojekt, kontorsarbete eller privatliv. Du vet aldrig hur säker din data är på webben. Så det är bra att följa smarta rutiner.
Om författaren
Tamal Das (294 publicerade artiklar)
Tamal är frilansskribent på MakeUseOf. Efter att ha fått gedigen erfarenhet av teknik, ekonomi och affärsprocesser i sitt tidigare jobb på ett IT-konsultföretag, antog han skrivandet som ett heltidsyrke för tre år sedan. Även om han inte skriver om produktivitet och de senaste tekniska nyheterna, älskar han att spela Splinter Cell och binge-titta på Netflix/ Prime Video.
Mer från Tamal Das
Prenumerera på vårt nyhetsbrev
Gå med i vårt nyhetsbrev för tekniska tips, recensioner, free e-böcker och exklusiva erbjudanden!
Klicka här för att prenumerera
