I dagens arbetskraft måste frilansare och yrkesverksamma fokusera mer på projekt. Om du blir för upptagen med adminarbete som att skapa projektstatuspresentationer för kundkrets, kan du förlora potentiella kunder. Dessutom är det också sant att det inte är så lönsamt för privatpersoner eller frilansare att anställa en dataanalytiker.
Asanas nya rapporteringsverktyg tillåter användare av alla yrken att bli sina egna dataanalytiker.
Vad är universell rapportering?
Asana introducerade ett avancerat men enkelt Universal Reporting-verktyg i sin projektledningsprogramvara, både moln- och skrivbordsappen. Funktionen blev tillgänglig från den 1 juni 2021 för premiumabonnenter på Asana.
Den här nya rapporteringsfunktionen i Asana konverterar rå projektdata till grafiska diagram och grafer som alla kan följa. Genom att använda det här verktyget behöver du inte gå fram och tillbaka med kalkylblad, e-postmeddelanden, teamchattar, en-till-en-konversationer eller de där långa utskrifterna av videomöten.
Rapporteringsfunktionen gör att du kan:
- Ställ upp transparenta mål för dina teammedlemmar eller andra frilansande medarbetare. Hantera alla ad-hoc-krav på att prioritera en kunds arbete effektivt. Titta på den fullständiga produktivitetsstatusen för dina team som inget annat verktyg kan leverera med några få klick.
Asanas Universal Reporting-verktyg säkerställer att varje individ i teamet, oavsett nivå, kan förbereda en visuell representation av sina prestationsmått. Verktyget kräver ingen specialutbildning. Dina teammedlemmar kan enkelt skapa sina egna produktivitetsinstrumentpaneler genom att följa Asanas interaktiva gränssnitt.
Vilka är dess egenskaper?
Asana Universal Reporting kommer med en mängd funktioner som en översikt över instrumentpaneler, diagram, instrumentpanelsdelning, anpassningar, etc. Följande är de viktigaste funktionerna som kommer att göra ditt projektledningsliv enklare än någonsin:
1. Diagram och deras variationer
Rapporteringsverktyget erbjuder tre typer av diagram, nämligen kolumn-, munk- och lollipop-diagram. Det finns också en fjärde diagramtyp, som bara visar det totala antalet uppgifter, resurser, objekt etc.
När du har skapat en instrumentpanel i Asana-rapportering avsnitt kan du lägga till diagram. När du klickar på Lägg till diagram, ser du 10 typer av diagrammallar åtskilda i fyra sektioner. Följande diagramtyper är de mest populära i Asana-rapportering:
Uppgifter per anpassat fält Ofullständiga diagram per projekt Månadens uppgifter per projekt Försenade uppgifter per projekt
2. En rapporteringspanel
Du kommer åt den genom att klicka på Rapportering i det vänstra navigeringsfältet. Denna instrumentpanelshub ger dig möjlighet att lägga till nya instrumentpaneler eller visualisera redan tillgängliga. Om någon från ditt team delar några instrumentpaneler med dig, kommer de också att dyka upp här.
Det låter dig lägga till valfri instrumentpanel till favoriternas meny, byta namn på eller ta bort dem.
3. Organisera och dela instrumentpaneler
Dina projektrapporteringsinstrumentpaneler kan innehålla flera munkar, lollipop och kolumndiagram. Men när du exporterar data eller presenterar den för en frilansklient är det bra om du kan organisera dem.
Asana-rapportering ger dig friheten att stapla dina diagram som du vill genom dra-och-släpp-åtgärder. Du kan ytterligare se underliggande data genom att klicka var som helst i diagrammet.
Du kan dela rapporteringspaneler med externa och interna projektsamarbetare. Delade rapporter är skrivskyddade. Den inbjudna kan bara se de underliggande data som de har tillgång till. Alla inbjudna kan dock se övergripande diagramgrafik.
4. Anpassa dina diagram
Asana-rapporteringsverktyget erbjuder många alternativ för diagramanpassning. Du kan välja typ av diagram och dess färg efter att ha valt projektet för din rapport. Du kan ytterligare ändra X-axelns och Y-axelns data för grafen.
Dessutom får du också använda olika filter på dina diagram, som:
Uppgifts slutförande status Projektägare Tilldelad deluppgifter Uppgiftstyp Uppgiftsstatus Datum
Vilka är dess fördelar?
Den viktigaste fördelen med detta verktyg är att det befriar dig från att förlita dig på dataanalysprogramvara från tredje part. Nu kan du se vad som händer i teamet från Asanas allt-i-ett projektledningsapp. Följande är några av de anmärkningsvärda fördelarna som du kommer att njuta av när du börjar använda universell rapportering:
1. Automatiserat verktyg för realtidsdata
Rapporteringsverktyget avrundar automatiskt olika data från Asana-projekt. Det säkerställer att dina team- eller projektinstrumentpaneler håller sig uppdaterade utan manuell kopiering.
Du kan förbereda så många instrumentpaneler du vill för att separera flera team, projekt eller till och med enskilda medlemmar. Du kan också skapa en kombinerad instrumentpanel för att visualisera den övergripande prestandan för din spelning.
Dessa anpassade instrumentpaneler låter dig samla in alla typer av data från Asanas projektpanel. Ett typiskt diagram eller instrumentpanel kan innehålla data för budget, arbetsbelastning, timing, efterlevnad av deadline, uppgifter, teammedlemmens prestation, etc.
2. Hitta och lös problem snabbt
Du måste få ett fågelperspektiv över dina teamresurser om du vill hantera komplexa och stora projekt effektivt. Det är absolut nödvändigt att du måste lokalisera problemen med projekt och resurser utan att gå via flera kanaler.
Med Universal Reporting kan du spåra problem proaktivt, utan att vänta på att en gruppmedlem tar upp dem. Du kan verkligen mikrohantera varje projekt från en instrumentbräda, för att avleda resurser till de projekt som ligger efter schemat.
3. Rättvis fördelning av arbetsbelastning
Du kan få ut optimal produktivitet ur ditt team om du fördelar arbetsbördan mellan resurserna. Dessutom kommer delegering av uppgifter till andra att ge dig tid att utöka din kundlista.
Asanas rapporteringsverktyg visar resursmässig arbetsbelastning med hög precision. Du kan enkelt upptäcka underutnyttjade och utbrända resurser för att balansera arbetsbelastningen. Dessutom kan instrumentpanelen för dagliga uppgifter hjälpa dig att delegera en viktig uppgift till en annan teammedlem om du behöver delta i ett brådskande kundmöte.
4. Bättre resurshantering
Hittills har du hoppats på det bästa och bett att kostnaden är hanterbar innan du öppnar en faktura. Men Asanas rapportverktyg låter dig nu specifikt spåra varje kostnad för de projekt du ansvarar för.
Du kan diskutera med din kund för att minimera omfattningen eller öka budgeten när du har bättre koll på kontantutgifter eller resursutnyttjande. Färdiga diagram och instrumentpanelmallar för Universal Reporting gör resurshanteringen enkel.
Hur väl jobbar ditt team mot målet?
Den totala produktiviteten för dina projekt och hela verksamheten beror på hur väl målen överensstämmer med dina teammedlemmars professionella mål.
Verktyget Universal Reporting är en kraftfull funktion från Asana som hjälper dig att se om teamen och projekten är i linje. Nu när du vet hur viktigt rapporteringsverktyget är kan du använda det på bästa möjliga sätt för att hantera dina projektteam.
Om författaren
Tamal Das (294 publicerade artiklar)
Tamal är frilansskribent på MakeUseOf. Efter att ha fått gedigen erfarenhet av teknik, ekonomi och affärsprocesser i sitt tidigare jobb på ett IT-konsultföretag, antog han skrivandet som ett heltidsyrke för tre år sedan. Även om han inte skriver om produktivitet och de senaste tekniska nyheterna älskar han att spela Splinter Cell och binge-titta på Netflix/ Prime Video.
Mer från Tamal Das
Prenumerera på vårt nyhetsbrev
Gå med i vårt nyhetsbrev för tekniska tips, recensioner, free e-böcker och exklusiva erbjudanden!
Klicka här för att prenumerera
