Zoom är en av de bästa videokonferensapparna som finns tillgängliga och betjänar alla från nystartade företag till statliga myndigheter. Att bidra till dess framgång är en utökad free version och ett användarvänligt gränssnitt.
Med nästan varje arbetsmöte som äger rum i Zoom-programvaran nuförtiden, är det viktigt att förstå hur denna programvara fungerar. Vi är här med en steg-för-steg-guide, så även den nyaste användaren kan bli expert.
Hur man går med i ett Zoom-möte
För dig som lär dig använda Zoom-appen för första gången har vi goda nyheter. Om du vill (eller behöver) gå med i ett Zoom-möte som någon annan har schemalagt behöver du inte skapa ett konto. Och i vissa fall behöver du inte ens ladda ner och installera ny programvara.
För att gå med i ett befintligt möte behöver du bara en av två saker: länken till mötet eller ett mötes-ID.
Gå med med en zoomlänk
Om du har länken, klicka bara på den eller klistra in den i din webbläsare. Du kommer att få en dialogruta som uppmanar dig att öppna Zoom-appen.
Om du vill ansluta utan att ladda ner, tryck Annullera och klicka på Lanseringsmöte knappen igen. Vid den tidpunkten kommer du att se en rad som säger Har du problem med Zoom Client? Gå med från din webbläsare.
Alternativt kan du välja att ladda ner Zoom-appen, vilket kan vara värt besväret om du planerar att använda den mycket. När appen är installerad på din dator, tryck på Lanseringsmöte knapp. Zoom-mötet öppnas och du måste ange namnet du vill använda för att gå med.
Klicka på den här punkten Gå med med datorljud för att kunna använda din mikrofon och höra alla andra. Om du använder flera ljudkällor, som Bluetooth-hörlurar eller en bildskärm med högtalare, och vill att ljudet ska komma ut genom dessa, klickar du på Testa högtalare och mikrofon istället. Sedan kan du välja rätt utgång för ditt ljud.
Gå med med ett mötes-ID
Du kan använda mötes-ID:t för att gå med, istället för en länk, men du måste ladda ner Zoom-appen först.
Starta appen och klicka Gå med i ett möte. Klistra sedan in mötes-ID:t i popup-fönstret tillsammans med ditt föredragna visningsnamn. Resten av stegen är desamma som ovan. Du kan nu kommunicera i ett Zoom-möte.
Hur du skapar ditt eget Zoom-möte
Precis som i föregående avsnitt finns det flera metoder för att skapa ett nytt möte på Zoom, alla kräver att du har ett konto. Men som nämnts free konto är vanligtvis lämpligt för de flesta individer.
Med den kan du ha så många en-mot-en-möten du vill och vara värd för upp till 100 personer. Det är dock viktigt att nämna att med ett gruppmöte (allt över två personer) är det begränsat till 40 minuter. Av den anledningen, om du planerar att vara värd för mestadels teammöten, är det bättre att gå Pro.
Den första metoden för att skapa ett nytt möte är att starta mötet och be folk att gå med. Detta är bäst för mer improviserade möten. Börja med att starta Zoom-appen och klicka Nytt möte. Anslut sedan som vanligt.
Inuti deltagarlistan finns det en knapp för att bjuda in fler personer, som du kan välja bland dina kontakter, genom att maila dem en länk eller genom att kopiera länken och skicka den till dina deltagare via andra appar (som Slack).
Schemalägga ett Zoom-möte
Det andra alternativet du har är att schemalägga ett möte en tid i framtiden och skicka inbjudan till dina deltagare. Du kan klicka Schema i skrivbordsappen eller logga in på Zoom-webbplatsen och klicka på Möten fliken till vänster på sidan, följt av Schemalägg ett möte. Båda metoderna ger dig ungefär samma alternativ.
Dessa alternativ inkluderar att ställa in ett namn och en beskrivning, en tid och ett datum enligt din tidszon (eller en annan, om du vill) och varaktighet. Nedan finns några mer avancerade funktioner.
Först har du möjlighet att göra detta till ett återkommande möte. Så om det till exempel upprepas en gång i veckan under nästa månad, kommer vart och ett av dessa möten att ha samma länk. Sedan kan du välja att antingen använda det automatiskt genererade lösenordet eller skapa ett nytt. Free konton tillåter inte möten utan ett lösenord.
En annan bra funktion att vara bekant med är Väntrum. Om du aktiverar det måste du auktorisera deltagare manuellt. Det betyder att du kan se till att du är redo att börja och sedan släppa in personer, eller släppa in talarna först, till exempel.
När du klickar Spara, visas mötet i ditt schema. Du kan bjuda in personer genom att kopiera länken eller kopiera hela inbjudan, som inkluderar mötes-ID, tid och datum och lösenord.
Tips och tricks om hur du använder zoom
Efter att ha lärt dig grunderna är det dags för dig att verkligen bli en expert genom att förstå alla extra funktioner som kan driva ett möte till nästa nivå.
Först finns det möjlighet att dela din skärm, vilket är det ultimata samarbetsverktyget. Du hittar den här knappen längst ner på Zoom-mötet och du kan välja vilken skärm du vill dela, om du vill dela ljud också och tillåta delning med mer än en deltagare.
För det andra är alternativet att spela in ditt möte, vilket också finns längst ned i zoomfönstret. Det här är bra om du vill skicka ut utbildningar till personer som inte kunde närvara. Kom bara ihåg att informera dina deltagare att du kommer att spela in.
Det finns också en chatt där du kan skicka privata meddelanden eller ha gruppkonversationer. Du kan till och med dela filer. Glöm inte att tysta dig själv när du inte pratar, för att undvika bakgrundsljud. Du kan göra det genom att trycka på mikrofonknappen längst ner till vänster på skärmen.
För de som använder Zoom hemifrån kan du välja att använda en Virtuell bakgrund. Detta gör att du slipper avslöja för mycket av ditt personliga liv. Du hittar den här knappen i menyn bredvid Stoppa video. Tänk på att detta bara fungerar med nyare datorer.
En annan fantastisk zoomfunktion låter dig integrera den med din Google Kalender, även för free. När du har gjort det kan du skapa en händelse i din kalender och välja Zoom som videokonferensalternativ.
Den genererar automatiskt ett möte vid den tiden och dagen, ett lösenord och en inbjudan. Så när du lägger till personer till det evenemanget får de alla detaljer.
När du har lärt dig alla dessa tips, se till att du också lär dig hur du åtgärdar vanliga problem med Zoom-samtal.
Hur man använder Zoom på mobilen
Zoom är inte bara för ditt skrivbord; det fungerar även perfekt på mobilen, med ett lättanvänt gränssnitt.
När du har installerat appen kan du gå med i ett möte eller logga in. På startskärmen efter att du har loggat in ser du alla dina kommande möten och du kan starta ett möte, gå med i ett eller dela en skärm. Du kan också lägga till personer till dina Zoom-kontakter direkt från din telefon.
Inuti ett möte är funktionerna ganska likt skrivbordsversionen. Några enastående funktioner låter dig backa kameran, lägga till ljud för personer som går med eller lämnar och tysta dig själv när du kommer in.
Var inte rädd för att experimentera
Zoom har ännu fler alternativ att utforska än vi har utforskat ovan, och det blir bättre med varje ny programuppdatering. När du väl förstår grunderna kan du bara öppna möten för dig själv och experimentera med alla funktioner. Du kanske hittar något som är precis vad du behöver för att köra en professionell session.
Om författaren
Tal Imagor (48 artiklar publicerade)
Tal Imagor har varit frilansande journalist och innehållsskribent i över 10 år och skrivit allt från nyhetsbrev till djupdykningsartiklar. Hon brinner för att skriva om att främja hållbarhet, mångfald och inkludering, särskilt inom den tekniska miljön.
Mer från Tal Imagor
Prenumerera på vårt nyhetsbrev
Gå med i vårt nyhetsbrev för tekniska tips, recensioner, free e-böcker och exklusiva erbjudanden!
Klicka här för att prenumerera
