Datasäkerhet har blivit ett problem i den moderna IT-sektorn. Bortsett från dataintrång, var försiktig med oavsiktlig och avsiktlig dataförlust och dataradering.
Eftersom SharePoint-teamwebbplatser lagrar känslig data måste du säkra den mot interna eller externa hot. I den här artikeln kommer vi att dela med oss av några tips för att säkra SharePoint-teamwebbplatser som fungerar.
1. Tilldela en administratör per teamwebbplats
Ett misstag som ofta leder till dataförlust är att göra flera personer till administratörer för en teamwebbplats. Om du gör fem administratörer, hur vet du vem som är ansvarig för borttagning av webbplatsen eller obehörig delning? För att undvika sådana problem, se till att en teamwebbplats har en enda administratör.
Den här metoden kommer inte bara att minska risken för dataläckor, utan den kommer också att begränsa personer med fullständig åtkomst till SharePoint-webbplatsen eller webbplatsgruppen.
2. Vitlista specifika IP-adresser och platser
Även om svartlistning av ett irriterande nummer kan fungera för din telefon, måste det vara vitlistning när det gäller SharePoint-teamwebbplatsdata. Du kanske inte känner till brottslingarnas IP och plats, men du vet säkert din egen plats och IP. Du måste ange ett godkännande för IP:n där du och ditt team kommer åt SharePoint-teamets webbplats.
Att implementera den här metoden kanske inte är den bästa idén om du har ett fjärrteam som arbetar från distribuerade platser. Du kan dock alltid vitlista utsedda platser för att minska risken för dataintrång till ett minimum.
3. Aktivera process för automatisk datalagring
Dataförlust beror inte alltid på oavsiktlig radering av data. Du kan radera en uppsättning data och tycka att det är onödigt. Men senare får du veta om dess betydelse.
I sådana scenarier kan automatisk datalagring vara praktisk. Ställ in en praktisk datalagringspolicy för att motverka oavsiktlig radering och andra fall.
Beroende på ditt behov kan du tillämpa etikettbaserade policyer för en fil, mapp eller bibliotek. Du kan också ställa in en policy för hela webbplatsen.
4. Anpassa alltid delningsinställningar
Att dela kan låta som en trivial sak i kontorskulturen, och de flesta uppmärksammar det inte så mycket. När det kommer till delingsbehörigheterna för SharePoint är det en annan historia. Det låter dig dela ett objekt med en enda länk med vem som helst inom SharePoint.
Eftersom den innehåller en viktig säkerhetsrisk måste du hantera den samtidigt som du har alla möjligheter och överväganden i åtanke. Granska alla delningsbehörigheter som är inställda på olika nivåer och anpassa de nödvändiga.
5. Kontrollera åtkomstbehörigheter för webbplatsen
Om du vill stärka säkerheten för SharePoint-teamets webbplats måste du kontrollera vem som får åtkomst till vilken del av den.
Ibland har användare högre behörigheter än de faktiskt behöver. Ditt SharePoint-innehållsbibliotek kommer att vara i fara om du ger för mycket åtkomst än vad som faktiskt krävs.
6. Aktivera dokumenten endast för riktad målgrupp
Målgruppsinriktning är en funktion som låter dig komma åt innehåll till en uppsättning användare baserat på deras roller. Även om det inte är en säkerhetsfunktion, säkerställer det att en teammedlem ser vad de behöver se och inget annat.
På så sätt kan du spara teamwebbplatsdata från obehörig åtkomst. Den här funktionen är tillgänglig för navigering, sidor och dokument.
7. Förbjud bibliotekssynkronisering för konfidentiella data
Vet du att synkronisering av känsliga data till ditt lokala system gör dem sårbara för dataförlust? Många oavsiktliga raderingar av data sker när SharePoint-användare synkroniserar dokumentbiblioteken till de lokala datorerna och raderar alla C: Drive-data.
Dessutom får du inte ens en varning när du tar bort SharePoint-data från det synkroniserade lokala biblioteket. Inaktivera bibliotekssynkronisering för att undvika sådana katastrofala händelser och skydda din teamwebbplatsdata.
8. Reglera sidredigering
Du kanske vill vara försiktig när du tillåter andra att redigera teamets sida. Eftersom SharePoint behandlar sina sidor som annat innehåll kan användare med redigeringsbehörighet ta bort dokument från biblioteket eller ändra sidorna.
För att förhindra att dessa skador inträffar, bryt arv och biblioteket skrivskyddat. Det kommer att hindra dem från att redigera alla bibliotekssidor.
Om detta inte är ett bekvämt steg för dig kan du också förhindra dem från att redigera en specifik sida. Du kan lägga till redigeringsbegränsningar endast på de kritiska sidorna och lämna resten öppna för redigering.
9. Använd anpassade behörighetsnivåer
Du kan behöva skapa en anpassad behörighetsnivå för din SharePoint-teamwebbplats, trots att du vidtar andra nödvändiga åtgärder. Om situationen kräver det, tveka inte att välja en skräddarsydd behörighetsnivå för vilken gruppmedlem som helst.
Enligt standardinställningen kan besökare endast läsa webbplatsdata medan webbplatsmedlemmar kan lägga till, redigera eller ta bort innehåll. Om du vill att en användare endast ska redigera ett dokument men inte ta bort det, skapa en behörighetsnivå som passar ditt behov. När du har ställt in behörigheten kommer användaren bara att se de alternativ som de har rätt att utföra.
10. En idiotsäker policy mot dataläckor
Dataläckan kan ske genom vilken enkel åtgärd som helst som utskrift, delning och många fler. För att förhindra dataförlust genom dessa måste du göra en lufttät policy mot dataläckor. Det kan leda till att du förbjuder åtgärder som att dela, skriva ut eller ladda ner data baserat på särskilda kriterier.
Överväg alla möjliga smärtpunkter och skapa en policy för förebyggande av dataförlust som passar ditt team. Se till att det förhindrar dataförlust, åtminstone i kärnscenarierna.
11. Utbilda ditt team på webbplatsens säkerhet
Den sista punkten i den här listan är att erbjuda lämplig säkerhetsutbildning till alla teammedlemmar som använder teamwebbplatser. De dagar då endast IT-administratörer brukade vara oroliga för datasäkerhet är förbi. Nu bör varje anställd spela sin roll i dataskyddet.
Du måste ordna fördjupad utbildning för att få dem att inse efterdyningarna av datasynkronisering och extern delning. Lär dem också hur man återställer raderade objekt inom den angivna tiden. Framför allt, få dem att förstå arbetsprocessen för SharePoint så att de själv kan övervaka sina handlingar.
Säkra teamwebbplatser effektivt
Det är viktigt att vidta försiktighetsåtgärder för att skydda SharePoint-teamets webbplatsdata. Prova dessa tips för att minimera de vanliga riskerna och erbjuda 360° säkerhet till dina SharePoint-teamwebbplatser.
SharePoint är ett kraftfullt verktyg för innehållshantering som också hjälper dig med samarbete och projektledning. Om du håller teamwebbplatsens data säker kan du lägga tankarna på saker som är viktiga istället för att jaga säkerhetsintrång.
Om författaren
Tamal Das (289 publicerade artiklar)
Tamal är frilansskribent på MakeUseOf. Efter att ha fått gedigen erfarenhet av teknik, ekonomi och affärsprocesser i sitt tidigare jobb på ett IT-konsultföretag, antog han skrivandet som ett heltidsyrke för tre år sedan. Även om han inte skriver om produktivitet och de senaste tekniska nyheterna, älskar han att spela Splinter Cell och binge-titta på Netflix/ Prime Video.
Mer från Tamal Das
Prenumerera på vårt nyhetsbrev
Gå med i vårt nyhetsbrev för tekniska tips, recensioner, free e-böcker och exklusiva erbjudanden!
Klicka här för att prenumerera
