Cómo organizar un evento virtual en WordPress

¿Está buscando la mejor manera de organizar y gestionar un evento virtual?

Tal vez le gustaría realizar su próxima conferencia en línea o organizar un seminario web sobre sus productos y servicios. Es posible que le preocupe que sea demasiado costoso o que no tenga los conocimientos técnicos para hacerlo realidad.

En este artículo, enumeraremos todo el equipo de servicios en línea que necesitará y le enseñaremos todo lo que necesita para organizar un evento virtual en WordPress. Además, si su empresa no tiene su propio sitio web, también lo cubriremos.

¿Por qué organizar eventos virtuales?

¿Está buscando organizar una conferencia para fortalecer su autoridad en su nicho o invitar a los usuarios a un seminario web donde pueda demostrar sus productos y servicios? Puede utilizar su sitio web de WordPress como plataforma de lanzamiento para eventos virtuales.

Un evento virtual es una reunión en línea donde las personas se conectan mediante computadoras y dispositivos móviles en lugar de reunirse en el mismo lugar físico. Estos eventos en línea pueden variar desde pequeñas reuniones hasta conferencias a gran escala con miles de asistentes.

Son una buena manera de generar clientes potenciales, aumentar la participación de los usuarios e incluso ganar dinero a través de oportunidades de patrocinio, vendiendo entradas premium y ofreciendo membresías pagas.

Existen muchos beneficios al realizar estos eventos en línea. No tendrás que preocuparte por pagar el recinto y tus usuarios no tendrán que preocuparse por el transporte. Tampoco te afectarán tanto las diferencias de zona horaria.

Estos beneficios significan que es probable que tenga una mayor asistencia al evento. Sin embargo, los eventos virtuales también son más propensos a sufrir problemas y dificultades técnicas. Organizar un evento siempre requerirá compromiso, planificación y los recursos adecuados, incluso cuando se celebre online.

¿Estás listo para aprender cómo organizar un evento virtual usando tu sitio web de WordPress? Lo guiaremos en cada paso.

Aquí hay una breve descripción que puede utilizar para navegar fácilmente por el artículo:

Configuración del sitio web del evento

Si ya ha configurado un sitio web de WordPress, puede hacer clic salta esta sección. Si lo desea, simplemente puede utilizar el sitio web de su empresa. Para eventos grandes, es posible que desees crear una página de destino en un sitio web independiente.

Puede ver este video tutorial o leer nuestra guía paso a paso sobre cómo crear un sitio web de WordPress para comenzar.

Si tiene un presupuesto limitado, encontrará algunas ideas sobre cómo mantener bajos los costos en nuestra guía sobre cuánto cuesta realmente crear un sitio web de WordPress, así como alternativas gratuitas a los complementos populares.

Si recién está comenzando, le recomendamos encarecidamente utilizar Bluehost para alojar su sitio web.

Ofrecen a los lectores de WPBeginner un nombre de dominio gratuito y un 61% de descuento en alojamiento web. Básicamente, puedes empezar por $1,99 al mes.

Es posible que también desee ver nuestro resumen de los mejores temas de WordPress para eventos y conferencias para que pueda personalizar el diseño de su sitio.

Una vez que su sitio web esté configurado, el siguiente paso es elegir e instalar un complemento de evento.

Elegir e instalar un complemento de eventos de WordPress

Puede agregar las funciones necesarias para organizar un evento en su sitio de WordPress instalando un complemento de eventos de WordPress. El complemento que elija dependerá de sus necesidades, por ejemplo, si sus usuarios necesitan comprar una entrada para un evento o simplemente registrarse o confirmar su asistencia para asistir al evento.

Debe comenzar por decidir si desea mostrar un formulario de confirmación de asistencia, un calendario de eventos o una página de registro de eventos en su sitio web.

Crear un formulario de confirmación de asistencia en WordPress

Si simplemente desea que sus usuarios confirmen su asistencia a su evento, puede utilizar el complemento gratuito WPForm Lite para crear un formulario de confirmación de asistencia sencillo en su sitio web.

Esto le permitirá realizar un seguimiento de quiénes asistirán y le dará una idea de la cantidad de asistentes que tendrá.

Le mostramos cómo usar WPForms para crear el formulario, agregarlo a su sitio web y verificar las respuestas en nuestra guía sobre cómo crear un formulario de confirmación de asistencia en WordPress.

Para obtener más opciones, consulte nuestra lista de los mejores complementos de RSVP de WordPress para su sitio web.

Crea un calendario de eventos simple en WordPress

Un calendario de eventos es una forma sencilla de informar a tus usuarios sobre los eventos que estás organizando. Dependiendo del complemento de WordPress que elija, podrá mostrar sus eventos, permitir que los usuarios se unan a eventos, vender entradas, agregar y administrar lugares y mucho más.

Por ejemplo, Event Calendar es un sistema de gestión de eventos rico en funciones que facilita agregar todos los detalles de su evento, incluida una página separada para ubicaciones y organizadores.

Tiene varias vistas diferentes para ver el calendario de eventos en la interfaz, incluido el día, la semana o el mes. También puede resaltar eventos para aumentar la participación en los eventos a los que desea prestar más atención.

Además, puedes agregar filtros para que tus usuarios puedan encontrar los eventos exactos que buscan y ofrecer diferentes complementos de venta de entradas.

Crear una página de registro de eventos en WordPress

Si decide vender entradas para su evento, descubrirá rápidamente que muchos servicios de venta de entradas y registro de eventos de terceros le cobrarán una pequeña comisión por cada entrada vendida.

Puedes evitar algunos de estos problemas creando tu propia página de registro de eventos en WordPress. Esto le permitirá cobrar pagos directamente en línea, almacenar información de los asistentes en su sitio web y utilizar su marca al promocionar su evento.

Puede crear fácilmente un formulario de registro de evento usando Formularios WP.

el libre versión simplificada admite pagos con tarjeta de crédito Stripe y puede desbloquear métodos de pago adicionales como PayPal, Square y Authorize.net actualizando a plan profesional.

Para comenzar, consulte nuestra guía sobre cómo crear una página de registro de eventos en WordPress.

Creando una página de destino para tu evento

Ahora que tiene una manera para que los usuarios le informen que asistirán a su evento, debe crear una página de destino. Esta es una página cuidadosamente diseñada que permite a sus visitantes conocer su evento y los anima a registrarse.

Debe contener un llamado a la acción claro vinculado al formulario de confirmación de asistencia, al calendario de eventos o a la página de registro de eventos que creó.

Hay muchos complementos de páginas de destino de WordPress disponibles. Si buscas una opción gratuita, te recomendamos la versión gratuita de SeedProd. A medida que sus necesidades crezcan, podrá actualizar a versiones mucho más potentes. SeedProd Pro Tienes muchas más opciones.

En nuestra guía sobre cómo crear una página de destino con WordPress, le mostramos cómo utilizar las tres mejores soluciones para crear páginas de destino en WordPress. Estos creadores de páginas de destino son fáciles de usar, optimizados para la velocidad y asequibles para las pequeñas empresas. Podrás elegir la solución que mejor se adapte a tus necesidades.

También encontrará consejos útiles sobre cómo hacer que su página de destino sea más efectiva en nuestra guía sobre cómo aumentar las conversiones de su página de destino en un 300%.

Una vez que tengas una página de destino para tu evento, puedes comenzar a promocionarlo. Puede comenzar vinculando a la página de su evento en su boletín informativo por correo electrónico y en las redes sociales.

Consigue el equipo de audio y vídeo adecuado

A menos que tenga un presupuesto muy limitado, usted y los oradores de su evento no deben usar la cámara web ni el micrófono integrados en su computadora. Sus usuarios notarán inmediatamente la baja calidad de audio y video y pueden decidir no asistir a eventos futuros.

La elección de equipo más importante será el micrófono. Te recomendamos elegir un micrófono USB para que puedas conectarlo directamente a tu computadora sin necesidad de dispositivos adicionales. Aquí hay tres opciones de micrófonos populares:

• El Samson C01U es un buen micrófono USB básico.
• El Rode NT-USB es un micrófono USB de alta calidad que cuenta con un soporte de escritorio y un filtro pop.
• El Heil PR-40 es lo que utilizan los profesionales. Tiene la conexión XLR estándar en lugar de USB, por lo que también necesitarás comprar un cable de 3,5 mm a XLR, una interfaz de audio o un mezclador.

Su micrófono sonará mejor si compra algunos otros artículos, como un brazo de micrófono, un soporte antivibración y un filtro pop. Por ejemplo, si utiliza el micrófono Rode NT-USB, necesitará el soporte antivibración Rode SM6 con filtro pop integrado y el brazo Rode PSA1.

El kit Rode Podcaster tiene una buena relación calidad-precio y viene con un brazo de micrófono y un soporte amortiguador, y lo usamos en WPBeginner.

Si no desea comprar todo su equipo a la vez, puede usar la cámara web incorporada para comenzar, pero probablemente obtendrá una mejor calidad de video con la cámara de su teléfono inteligente.

Necesitará montar su teléfono en un trípode y el Soporte GripTight GorillaPod PRO Es una buena opción para cualquier tipo de teléfono. Tiene patas ajustables que se pueden fijar a cualquier superficie.

Con el tiempo, podrá actualizar a una cámara web 4K como la Cámara web Logitech BRIO. Esta cámara es perfecta para videoconferencias y se conecta fácilmente a cualquier computadora. Tiene una excelente calidad de vídeo, incluso en condiciones de poca luz.

También necesitarás unos auriculares decentes para que el micrófono no capte el audio de los altavoces. Los auriculares que se conectan son más fiables que los auriculares Bluetooth. Una buena opción es el Sony MDR7506.

Elección e integración de un servicio de videoconferencia

Deberá elegir un servicio en línea que le permita organizar eventos virtuales. Puede consultar nuestra lista de las mejores plataformas de software de seminarios web y comparar sus características para que pueda elegir la mejor plataforma de seminarios web que se ajuste a sus necesidades y presupuesto.

Creemos que GoToWebinar, LiveStorm y EasyWebinar son buenas opciones porque ofrecen todas las potentes funciones de seminarios web que necesita, con transmisión de video de alta calidad y planes de precios asequibles.

Si recién está comenzando, le recomendamos Zoom porque es fácil de usar, conocido y compatible con dispositivos móviles. Zoom le permite programar reuniones en línea con anticipación y proporciona un enlace único para cada evento que puede compartir con los asistentes e incluir en su sitio web.

También es fácil integrar Zoom con WordPress, pero necesitará al menos la versión Pro de Zoom y el complemento de seminario web de Zoom para hacerlo. Existe una versión gratuita, pero necesitarás una cuenta paga para configurar la integración.

Deberá configurar correctamente una cuenta de Zoom y luego conectarla a su sitio web de WordPress. Una vez que haya hecho eso, puede configurar un flujo de trabajo usando Uncanny Automator para inscribir automáticamente a sus usuarios en Zoom una vez que se registren o compren un boleto.

Para aprender cómo conectar Zoom a su sitio web paso a paso, consulte nuestra guía detallada sobre cómo integrar fácilmente reuniones y seminarios web de Zoom en WordPress.

Ejecución de eventos

Antes de que te des cuenta, será el momento de organizar tu evento. Si ha elegido la plataforma de software de seminarios web adecuada, tendrá todas las funciones que necesita, además de vídeo y audio fiables y de alta calidad.

Podrá incluir más oradores y presentadores y compartir su pantalla con los asistentes para demostraciones.

Recomendamos silenciar a todos de forma predeterminada. Sin embargo, al utilizar la función de chat integrada en su plataforma, los asistentes podrán interactuar con usted y entre sí durante el evento.

También podrán hacer y responder preguntas, y usted puede pedirles que completen encuestas para brindarle comentarios. Nosotros recomendamos Comentarios de los usuarios de MonsterInsights para este tipo de interacción.

Seguimiento del evento

Una vez finalizado el evento, debe hacer un seguimiento con los asistentes lo antes posible mientras estén más interesados ​​y el evento aún esté fresco en sus mentes.

Dado que tiene sus datos de contacto desde que se registraron, puede enviarles un correo electrónico de seguimiento. En ese correo electrónico puede solicitar sus comentarios. Puede seguir nuestra guía sobre cómo crear un formulario de encuesta en WordPress.

Puede realizar un seguimiento con correos electrónicos adicionales para informarles sobre los eventos que ha planeado y medir su interés en diferentes temas mediante la creación de una encuesta interactiva.

La mayoría de los servicios de seminarios web le permitirán grabar el evento y algunos incluso pueden crear transcripciones. Esto permitirá que los usuarios que no pudieron asistir al evento en vivo vean el contenido.

Finalmente, la mayoría de los servicios de seminarios web incluyen análisis procesables para que pueda ver qué funciona y qué no. Le mostrarán quién asistió, evaluarán el interés de la audiencia, enumerarán las preguntas formuladas y más. Esto le permitirá optimizar su evento en el futuro para obtener el máximo de conversiones.

Esperamos que este tutorial le haya ayudado a aprender cómo organizar un evento virtual en WordPress. Es posible que también desee consultar nuestra guía sobre cómo agregar palabras clave y meta descripciones o nuestra selección experta de los mejores complementos de redes sociales para WordPress.